Microsoft 365 ist eine cloudbasierte Plattform für Büroarbeit, Kommunikation und Zusammenarbeit. Je nach gewähltem Tarif stehen Anwendungen und Dienste wie Word, Excel, Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint und professionelle E-Mail-Postfächer zur Verfügung.

Gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen kann Microsoft 365 eine zentrale Plattform für E-Mail, Dokumente, Kalender, Besprechungen und die gemeinsame Arbeit an Dateien bilden.

Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 ist kein einzelnes Programm. Hinter der Bezeichnung stehen verschiedene Anwendungen und Cloud-Dienste, die abhängig vom gewählten Tarif miteinander kombiniert werden.

Dazu können beispielsweise klassische Office-Anwendungen, Cloud-Speicher, E-Mail-Dienste und Werkzeuge für die Zusammenarbeit gehören.

Was ist der Unterschied zwischen Office und Microsoft 365?

Mit „Office“ werden häufig vor allem Programme wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook verbunden. Microsoft 365 geht darüber hinaus und kombiniert – je nach Lizenz – Office-Anwendungen mit verschiedenen Cloud-Diensten.

Welche Programme und Funktionen tatsächlich enthalten sind, hängt vom gebuchten Microsoft-365-Tarif ab.

Welche Programme gehören zu Microsoft 365?

Abhängig von der Lizenz können unter anderem folgende Anwendungen und Dienste Bestandteil von Microsoft 365 sein:

• Word für Textverarbeitung,
• Excel für Tabellen und Berechnungen,
• PowerPoint für Präsentationen,
• Outlook für E-Mail, Kalender und Kontakte,
• Teams für Kommunikation und Onlinebesprechungen,
• OneDrive für persönliche Dateiablage und Synchronisierung sowie
• SharePoint für gemeinsame Dateiablagen und Zusammenarbeit.

Nicht jede Microsoft-365-Lizenz enthält automatisch alle genannten Anwendungen oder deren Desktop-Versionen.

Microsoft 365 und geschäftliche E-Mail

Bei entsprechenden Business-Tarifen kann Microsoft 365 auch für geschäftliche E-Mail-Adressen mit der eigenen Domain verwendet werden.

Statt einer Adresse eines kostenlosen Maildienstes kann ein Unternehmen beispielsweise Adressen wie info@ihre-firma.de oder vorname@ihre-firma.de verwenden.

Die technische Bereitstellung der Postfächer erfolgt bei entsprechenden Microsoft-365-Diensten über Exchange Online.

Was ist Exchange Online?

Exchange Online ist Microsofts cloudbasierter E-Mail- und Kalenderdienst. Neben E-Mails können damit unter anderem Kalender, Kontakte und weitere Postfachfunktionen zentral bereitgestellt werden.

Ein Vorteil gegenüber einem einfachen IMAP-Postfach besteht darin, dass nicht nur E-Mails, sondern auch weitere Funktionen wie Kalender und Kontakte zwischen unterstützten Geräten und Anwendungen synchronisiert werden können.

Was ist OneDrive?

OneDrive ist Microsofts Cloud-Speicher für persönliche Arbeitsdateien. Dateien können online gespeichert und auf verschiedenen Geräten synchronisiert werden.

Dadurch können beispielsweise Dokumente auf dem Büro-PC gespeichert und anschließend auch auf einem Notebook oder über den Browser geöffnet werden – vorausgesetzt, der jeweilige Benutzer besitzt die entsprechenden Zugriffsrechte.

Was ist SharePoint?

SharePoint wird in Unternehmen unter anderem für gemeinsame Dateiablagen, interne Websites und die Zusammenarbeit in Teams eingesetzt.

Während OneDrive in erster Linie dem einzelnen Benutzer zugeordnet ist, eignen sich SharePoint-Bibliotheken für Dateien, die einem Unternehmen, einer Abteilung oder einem Team gemeinsam zur Verfügung stehen sollen.

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist eine Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit. Je nach verwendeter Microsoft-365-Umgebung können darüber beispielsweise Chats, Onlinebesprechungen und gemeinsame Arbeitsbereiche genutzt werden.

Teams kann dabei mit weiteren Microsoft-Diensten wie SharePoint, OneDrive und Kalenderfunktionen zusammenspielen.

Welche Microsoft-365-Lizenz brauche ich?

Welche Lizenz sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden. Vor der Auswahl sollten insbesondere folgende Fragen geklärt werden:

• Werden nur Web-Anwendungen oder auch installierte Desktop-Programme benötigt?
• Soll eine geschäftliche E-Mail-Adresse über Microsoft betrieben werden?
• Wie viele Benutzer benötigen eine Lizenz?
• Werden Teams und Onlinebesprechungen benötigt?
• Sollen Dateien über OneDrive und SharePoint gemeinsam genutzt werden?
• Welche Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen werden benötigt?

Es ist deshalb nicht sinnvoll, allein nach dem günstigsten Tarif zu entscheiden. Eine zu kleine Lizenz kann wichtige Funktionen vermissen lassen, während eine zu umfangreiche Lizenz unnötige Kosten verursacht.

Benötigt jeder Mitarbeiter eine eigene Microsoft-365-Lizenz?

Microsoft-365-Lizenzen werden grundsätzlich Benutzern beziehungsweise den benötigten Diensten entsprechend zugeordnet. Welche Lizenz erforderlich ist, hängt davon ab, welche Funktionen der jeweilige Mitarbeiter verwenden soll.

Die Lizenzierung sollte deshalb anhand der tatsächlichen Benutzer und Anforderungen geplant werden.

Was ist ein freigegebenes Postfach?

Freigegebene Postfächer können beispielsweise für allgemeine Unternehmensadressen wie info@, service@ oder buchhaltung@ eingesetzt werden.

Mehrere berechtigte Benutzer können auf ein solches Postfach zugreifen, ohne dass die Zugangsdaten des Postfachs untereinander weitergegeben werden müssen.

Für einen speziellen Anwendungsfall finden Sie in unserem Wissensbereich außerdem den Beitrag IMAP-Anbindung von freigegebenen Postfächern.

Microsoft 365 auf mehreren Geräten nutzen

Abhängig von der verwendeten Lizenz können Microsoft-365-Anwendungen und Dienste auf mehreren Geräten verwendet werden. Dadurch können Benutzer beispielsweise mit Desktop-PC, Notebook, Smartphone und Tablet auf ihre Arbeitsumgebung zugreifen.

Welche Installations- und Nutzungsrechte konkret bestehen, richtet sich nach dem jeweiligen Tarif.

Werden die Daten automatisch gesichert?

Cloud-Speicherung und Datensicherung sind nicht dasselbe. Microsoft stellt innerhalb seiner Dienste verschiedene Schutz-, Wiederherstellungs- und Aufbewahrungsfunktionen bereit. Daraus sollte jedoch nicht automatisch geschlossen werden, dass damit jede individuelle Backup-Anforderung eines Unternehmens erfüllt ist.

Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Daten geschützt werden müssen, welche Aufbewahrungszeiten benötigt werden und ob eine zusätzliche Backup-Lösung sinnvoll beziehungsweise erforderlich ist.

Ist Microsoft 365 nur für große Unternehmen geeignet?

Nein. Microsoft 365 kann auch für Selbstständige und kleine Unternehmen interessant sein. Gerade eine zentrale Verwaltung von E-Mail, Office-Anwendungen und Dateien kann den IT-Alltag vereinfachen.

Entscheidend ist allerdings eine passende Konfiguration. Nicht jedes Unternehmen benötigt sämtliche verfügbaren Dienste und Funktionen.

Microsoft 365 richtig einrichten

Bei einer geschäftlichen Microsoft-365-Umgebung sollten Benutzer, Domains, E-Mail-Adressen, Zugriffsrechte und Sicherheitsfunktionen strukturiert eingerichtet werden.

Besonders wichtig ist, nicht einfach ein gemeinsames Benutzerkonto für mehrere Mitarbeiter zu verwenden. Jeder Benutzer sollte entsprechend der betrieblichen Anforderungen einen eigenen Zugang erhalten.

Microsoft 365 und Sicherheit

Gerade E-Mail-Konten sind ein häufiges Ziel für Angriffe. Sichere Passwörter und zusätzliche Anmeldeschutzmaßnahmen sollten deshalb Bestandteil einer professionellen Microsoft-365-Konfiguration sein.

Auch Berechtigungen sollten nach dem Grundsatz vergeben werden, dass Benutzer nur die Zugriffe erhalten, die sie tatsächlich benötigen.

Microsoft 365 für kleine Unternehmen

Für kleine Unternehmen kann Microsoft 365 mehrere bisher getrennte Lösungen zusammenführen. E-Mail, Kalender, Office-Anwendungen, Dateiablage und Zusammenarbeit können innerhalb einer zentral verwalteten Umgebung organisiert werden.

Vor der Einführung sollte trotzdem geklärt werden, welche Dienste tatsächlich benötigt werden und wie vorhandene E-Mail-Postfächer und Daten übernommen werden sollen.

Umstieg auf Microsoft 365

Bei einem Wechsel von einem bestehenden Mail- oder Office-System zu Microsoft 365 sollten die vorhandenen Daten und Dienste zunächst erfasst werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• bestehende E-Mail-Adressen und Postfächer,
• Aliase und Weiterleitungen,
• Kalender und Kontakte,
• bestehende Office-Lizenzen,
• gemeinsam genutzte Dateien,
• Benutzer und Berechtigungen sowie
• Geräte und Anwendungen, die E-Mails versenden.

Eine geplante Migration reduziert das Risiko, dass beim Wechsel wichtige Funktionen oder Daten übersehen werden.

Microsoft 365 einrichten lassen

OS Media unterstützt Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine bei Auswahl, Einrichtung und Administration von Microsoft 365 sowie bei der Migration bestehender E-Mail- und Arbeitsumgebungen.

Sie möchten Microsoft 365 einführen oder eine bestehende Umgebung optimieren? Über Projekt anfragen können Sie uns Ihre Anforderungen direkt beschreiben.