Microsoft Outlook sendet keine E-Mails mehr oder neue Nachrichten werden nicht empfangen? Die Ursache kann bei der Internetverbindung, Outlook selbst, dem Microsoft-365-Konto oder der Verbindung zu Exchange Online liegen.

Mit den folgenden Schritten können Sie typische Fehler systematisch eingrenzen und häufig selbst beheben.

1. Internetverbindung überprüfen

Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Computer mit dem Internet verbunden ist. Öffnen Sie beispielsweise eine Webseite im Browser.

Funktioniert die Internetverbindung nicht, kann Outlook keine neuen Nachrichten mit Microsoft 365 synchronisieren.

2. Outlook vollständig neu starten

Beenden Sie Outlook vollständig und öffnen Sie das Programm anschließend erneut. Vorübergehende Verbindungs- oder Synchronisationsprobleme können dadurch bereits behoben werden.

Besteht das Problem weiterhin, kann auch ein Neustart des Computers sinnvoll sein.

3. Outlook im Offlinemodus überprüfen

Bei klassischen Outlook-Versionen kann versehentlich der Modus Offline arbeiten aktiviert sein. Outlook stellt dann keine Verbindung zum Mailserver her.

Prüfen Sie in Outlook, ob ein Hinweis wie Offline, Getrennt oder ein vergleichbarer Verbindungsstatus angezeigt wird.

4. Microsoft 365 im Browser testen

Öffnen Sie Outlook im Web und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto an. Prüfen Sie dort, ob neue Nachrichten vorhanden sind und ob Sie eine Test-E-Mail versenden können.

Funktionieren Versand und Empfang im Browser, liegt das Problem wahrscheinlich bei Outlook auf dem Computer und nicht beim eigentlichen Microsoft-365-Postfach.

5. Microsoft-365-Anmeldung überprüfen

Outlook kann eine erneute Anmeldung am Microsoft-365-Konto verlangen. Das kommt beispielsweise nach einer Passwortänderung oder Änderungen an den Sicherheitseinstellungen vor.

Prüfen Sie, ob Outlook eine Anmeldung, Passwortabfrage oder Bestätigung über die Multi-Faktor-Authentifizierung verlangt.

6. Postfach auf freien Speicherplatz prüfen

Auch ein vollständig belegtes Postfach kann den normalen E-Mail-Betrieb beeinträchtigen. Prüfen Sie deshalb den verfügbaren Speicherplatz Ihres Microsoft-365-Postfachs.

Löschen oder archivieren Sie bei Bedarf nicht mehr benötigte Nachrichten. Berücksichtigen Sie dabei auch große E-Mails mit Dateianhängen sowie die Ordner für gesendete und gelöschte Nachrichten.

7. Postausgang auf blockierte Nachrichten prüfen

Wenn Outlook Nachrichten nicht versendet, kontrollieren Sie den Postausgang. Eine einzelne Nachricht mit einem großen oder problematischen Anhang kann den Versand beeinträchtigen.

Versuchen Sie anschließend, eine einfache Testnachricht ohne Dateianhang zu versenden.

Wenn Sie ein klassisches IMAP-/SMTP-Konto in Outlook verwenden und nur der Versand betroffen ist, finden Sie weitere Prüfschritte unter E-Mails können nicht gesendet werden: Ursachen und Lösungen.

8. Regeln und Junk-E-Mail-Ordner kontrollieren

Fehlen bestimmte Nachrichten, prüfen Sie den Junk-E-Mail-Ordner sowie eingerichtete Outlook-Regeln. Nachrichten können durch Regeln automatisch verschoben werden und erscheinen dann nicht im erwarteten Posteingang.

Weitere allgemeine Ursachen für fehlende Nachrichten finden Sie in unserem Beitrag E-Mails kommen nicht an: Ursachen und Lösungen.

9. Microsoft-365-Dienststatus berücksichtigen

Nicht jedes Outlook-Problem liegt am eigenen Computer. Auch eine Störung eines Microsoft-365-Dienstes kann vorübergehend dazu führen, dass Nachrichten nicht wie gewohnt synchronisiert oder versendet werden.

Bei geschäftlich verwalteten Microsoft-365-Umgebungen kann der Administrator den aktuellen Dienststatus im Microsoft-365-Adminbereich überprüfen.

10. Outlook aktualisieren

Prüfen Sie, ob für Microsoft 365 beziehungsweise Outlook Aktualisierungen verfügbar sind. Veraltete Programmversionen können Fehler enthalten, die in neueren Versionen bereits behoben wurden.

11. Outlook-Profil überprüfen

Funktioniert das Microsoft-365-Postfach im Browser problemlos, während Outlook auf dem Computer dauerhaft Fehler zeigt, kann auch das lokale Outlook-Profil beschädigt sein.

Ein neues Outlook-Profil kann in solchen Fällen eine Lösung sein. Bevor ein bestehendes Profil entfernt oder verändert wird, sollte jedoch geprüft werden, ob darin weitere Konten oder ausschließlich lokal gespeicherte Daten enthalten sind.

Outlook oder E-Mail-Konto – wo liegt der Fehler?

Ein einfacher Test hilft bei der Eingrenzung: Funktioniert das Microsoft-365-Postfach über Outlook im Web, liegt die Ursache wahrscheinlich auf dem Computer oder in Outlook. Funktioniert das Postfach auch im Browser nicht, sollten das Microsoft-365-Konto, die Berechtigungen und der Dienststatus geprüft werden.

Bei allgemeinen Problemen mit einem E-Mail-Konto hilft zusätzlich unsere Checkliste E-Mail funktioniert nicht: Ursachen und Lösungen.

Outlook funktioniert weiterhin nicht?

Wenn Outlook weiterhin keine E-Mails sendet oder empfängt, sollte die Ursache gezielt geprüft werden. Neben Outlook selbst können unter anderem das Benutzerkonto, die Microsoft-365-Konfiguration, Berechtigungen oder das lokale Outlook-Profil betroffen sein.

OS Media unterstützt Sie bei der Einrichtung und Fehleranalyse von Outlook und Microsoft 365 sowie bei der Administration geschäftlicher E-Mail-Umgebungen.