Mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen Sie Ihr Microsoft-365-Konto zusätzlich vor unbefugtem Zugriff. Neben dem Passwort wird bei der Anmeldung eine weitere Bestätigung benötigt – beispielsweise über die Microsoft Authenticator App.

Microsoft bezeichnet dieses Verfahren als Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Besonders bei geschäftlich genutzten Microsoft-365-Konten sollte MFA aktiviert sein.

Was ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Bei einer Anmeldung nur mit Benutzername und Passwort kann ein gestohlenes oder ausgespähtes Kennwort ausreichen, um auf ein Konto zuzugreifen.

Die Zwei-Faktor- beziehungsweise Multi-Faktor-Authentifizierung ergänzt deshalb einen weiteren Nachweis. Selbst wenn das Passwort bekannt ist, muss eine Anmeldung zusätzlich bestätigt werden.

Was wird für die Einrichtung benötigt?

Für die Einrichtung benötigen Sie normalerweise:

• Ihr Microsoft-365-Benutzerkonto,
• das zugehörige Passwort,
• ein Smartphone,
• die Microsoft Authenticator App oder eine andere vom Administrator zugelassene Anmeldemethode.

1. Microsoft Authenticator installieren

Installieren Sie zunächst die Microsoft Authenticator App auf Ihrem Smartphone. Die App steht für aktuelle iOS- und Android-Geräte zur Verfügung.

2. Sicherheitsinformationen des Microsoft-Kontos öffnen

Melden Sie sich mit Ihrem geschäftlichen Microsoft-365-Konto an und öffnen Sie die Verwaltung Ihrer Sicherheitsinformationen.

Abhängig von den Vorgaben Ihrer Organisation kann Microsoft Sie auch automatisch dazu auffordern, zusätzliche Sicherheitsinformationen einzurichten.

3. Anmeldemethode hinzufügen

Wählen Sie Anmeldemethode hinzufügen und anschließend die Authenticator-App als gewünschte Methode aus.

Folgen Sie den angezeigten Schritten, bis Microsoft einen QR-Code für die Einrichtung anzeigt.

4. Microsoft-365-Konto mit der Authenticator App verbinden

Öffnen Sie die Microsoft Authenticator App auf Ihrem Smartphone und fügen Sie ein neues Konto hinzu. Wählen Sie dabei ein Geschäfts- oder Schulkonto.

Scannen Sie anschließend mit der App den auf dem Computer angezeigten QR-Code. Dadurch wird Ihr Microsoft-365-Konto mit der Authenticator App verbunden.

5. Einrichtung bestätigen

Microsoft führt anschließend eine Testanmeldung beziehungsweise Bestätigung durch. Folgen Sie der Aufforderung auf Ihrem Smartphone und bestätigen Sie die Anmeldung.

Je nach verwendeter Anmeldemethode kann dabei beispielsweise eine in Microsoft 365 angezeigte Zahl in der Authenticator App bestätigt werden.

6. Weitere Anmeldemethode hinterlegen

Wenn Ihre Microsoft-365-Umgebung dies erlaubt, ist es sinnvoll, zusätzlich eine weitere zugelassene Anmeldemethode zu hinterlegen. Welche Methoden verfügbar sind, wird durch die Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation bestimmt.

Dadurch haben Sie eine zusätzliche Möglichkeit zur Anmeldung, falls beispielsweise das bisher verwendete Smartphone ersetzt wird oder nicht verfügbar ist.

Was passiert bei der nächsten Anmeldung?

Wenn für eine Anmeldung eine zusätzliche Bestätigung erforderlich ist, erhalten Sie nach Eingabe Ihrer Zugangsdaten eine entsprechende Aufforderung.

Wie häufig eine erneute Bestätigung notwendig ist, hängt unter anderem von den Sicherheitsrichtlinien Ihrer Microsoft-365-Organisation und der jeweiligen Anmeldesituation ab.

Authenticator-Anfrage erhalten, obwohl Sie sich nicht anmelden?

Erhalten Sie unerwartet eine Aufforderung zur Bestätigung einer Anmeldung, sollten Sie diese nicht bestätigen. Eine solche Anfrage kann darauf hindeuten, dass jemand versucht, sich mit Ihren Zugangsdaten anzumelden.

Prüfen Sie in diesem Fall Ihr Konto und ändern Sie bei Verdacht auf kompromittierte Zugangsdaten umgehend das Passwort. Informieren Sie bei einem geschäftlichen Microsoft-365-Konto zusätzlich den zuständigen Administrator.

Neues Smartphone – was passiert mit Microsoft Authenticator?

Wenn Sie Ihr Smartphone wechseln, sollten Sie die Anmeldemethoden Ihres Microsoft-365-Kontos kontrollieren und das neue Gerät ordnungsgemäß registrieren.

Löschen oder setzen Sie das bisherige Smartphone möglichst nicht zurück, bevor sichergestellt ist, dass die Anmeldung mit dem neuen Gerät funktioniert oder eine alternative Anmeldemethode verfügbar ist.

Warum ist MFA für Unternehmen besonders wichtig?

Geschäftliche E-Mail-Konten enthalten häufig vertrauliche Informationen und werden für weitere Dienste innerhalb von Microsoft 365 verwendet. Ein kompromittiertes Konto kann deshalb erhebliche Auswirkungen haben.

MFA reduziert das Risiko, dass ein gestohlenes Passwort allein für einen erfolgreichen Zugriff auf das Konto ausreicht.

Probleme nach der Aktivierung von MFA?

Wenn Outlook nach Änderungen an den Anmelde- oder Sicherheitseinstellungen keine E-Mails mehr synchronisiert, sollte zunächst die Anmeldung des Microsoft-365-Kontos geprüft werden. Weitere Schritte finden Sie in unserem Beitrag Outlook sendet oder empfängt keine E-Mails: Ursachen und Lösungen.

Bei allgemeinen Problemen mit Versand oder Empfang hilft außerdem unser Beitrag E-Mail funktioniert nicht: Ursachen und Lösungen.

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