Ein Benutzer kann sich nicht mehr bei Microsoft 365 anmelden oder hat sein Passwort vergessen? In vielen Fällen kann ein Administrator das Kennwort zurücksetzen und anschließend prüfen, ob weitere Einstellungen den Zugriff auf das Benutzerkonto verhindern.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie bei einem vergessenen Microsoft-365-Passwort vorgehen und welche Punkte Sie überprüfen sollten, wenn die Anmeldung trotz neuem Kennwort weiterhin nicht funktioniert.

Microsoft-365-Passwort vergessen – was tun?

Kann sich ein Benutzer nicht mehr anmelden, sollte zunächst geklärt werden, ob tatsächlich nur das Passwort vergessen wurde oder ein anderes Anmeldeproblem vorliegt.

Typische Ursachen sind:

• Passwort vergessen,
• falscher Benutzername,
• kürzlich geändertes Passwort,
• Probleme mit der Multifaktor-Authentifizierung,
• gesperrte beziehungsweise blockierte Anmeldung oder
• Probleme mit einem bestimmten Gerät oder einer Anwendung.

1. Benutzername überprüfen

Bevor das Passwort zurückgesetzt wird, sollten Sie kontrollieren, ob der Benutzer den richtigen Anmeldenamen verwendet.

In vielen Microsoft-365-Umgebungen entspricht dieser der geschäftlichen E-Mail-Adresse, beispielsweise:

max.mustermann@firma.de

Verwendet das Unternehmen mehrere Domains oder wurde eine E-Mail-Adresse geändert, sollte besonders sorgfältig geprüft werden, welcher Benutzername tatsächlich für die Anmeldung vorgesehen ist.

2. Microsoft 365 Admin Center öffnen

Ein entsprechend berechtigter Administrator kann das Kennwort eines Benutzers über die Microsoft-365-Verwaltung zurücksetzen.

Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto am Microsoft 365 Admin Center an und öffnen Sie die Verwaltung der aktiven Benutzer.

3. Betroffenen Benutzer auswählen

Suchen Sie den Benutzer, dessen Passwort zurückgesetzt werden soll, und öffnen Sie dessen Einstellungen.

Kontrollieren Sie dabei, dass tatsächlich das richtige Benutzerkonto ausgewählt wurde. Besonders bei Mitarbeitern mit ähnlichen Namen besteht sonst die Gefahr, versehentlich das Kennwort eines anderen Kontos zu ändern.

4. Passwort zurücksetzen

Wählen Sie die Funktion zum Zurücksetzen des Passworts. Abhängig von der aktuellen Verwaltungsoberfläche können die verfügbaren Optionen und deren Bezeichnungen variieren.

Für den Benutzer wird anschließend ein neues beziehungsweise temporäres Kennwort festgelegt.

5. Neues Passwort sicher übermitteln

Das neue Kennwort sollte dem Benutzer über einen geeigneten und sicheren Weg mitgeteilt werden.

Passwörter sollten nicht dauerhaft in ungeschützten E-Mails, Textdateien, Tabellen oder frei zugänglichen Notizen gespeichert werden.

6. Anmeldung mit dem neuen Passwort testen

Der Benutzer sollte sich anschließend direkt mit dem neuen Kennwort anmelden.

Je nach Konfiguration kann bei der Anmeldung die Vergabe eines neuen persönlichen Passworts oder eine zusätzliche Sicherheitsprüfung erforderlich sein.

Passwort geändert – Outlook funktioniert nicht mehr

Nach einer Passwortänderung können Anwendungen oder Geräte weiterhin versuchen, die bisher gespeicherten Zugangsdaten zu verwenden.

Das kann beispielsweise Outlook, Smartphones, Tablets oder andere Anwendungen betreffen.

Eine ausführliche Checkliste dazu finden Sie unter E-Mail-Passwort geändert: Was muss ich jetzt anpassen?.

Passwort zurückgesetzt, Anmeldung funktioniert trotzdem nicht

Wenn sich der Benutzer auch mit dem neuen Kennwort nicht anmelden kann, sollte nicht immer wieder das Passwort geändert werden. Prüfen Sie stattdessen systematisch weitere mögliche Ursachen.

• Wird der richtige Benutzername verwendet?
• Funktioniert die Anmeldung im Browser?
• Ist die Anmeldung für das Benutzerkonto zulässig?
• Funktioniert die Multifaktor-Authentifizierung?
• Ist das Problem auf ein bestimmtes Gerät oder eine Anwendung beschränkt?

Microsoft 365: Benutzerzugang blockiert

Ist die Anmeldung des Benutzers blockiert, reicht ein neues Passwort allein möglicherweise nicht aus. Ein Administrator sollte deshalb auch den Status des Benutzerkontos überprüfen.

Eine blockierte Anmeldung kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat oder ein Sicherheitsvorfall vermutet wird.

Eine Sperre sollte daher nicht ohne Prüfung des Hintergrunds aufgehoben werden.

Probleme mit der Multifaktor-Authentifizierung

Funktioniert das Passwort, scheitert die Anmeldung aber bei der zusätzlichen Sicherheitsabfrage, liegt möglicherweise ein Problem mit der Multifaktor-Authentifizierung vor.

Das kann beispielsweise nach dem Wechsel oder Verlust eines Smartphones auftreten.

Wie MFA grundsätzlich funktioniert und eingerichtet wird, erklären wir unter Microsoft 365: Multifaktor-Authentifizierung (MFA) einrichten.

Unerwartete Passwortänderung ernst nehmen

Hat der Benutzer sein Passwort nicht selbst geändert und funktioniert das bisherige Kennwort plötzlich nicht mehr, sollte nicht automatisch von einem normalen Bedienfehler ausgegangen werden.

Bei einem möglichen Sicherheitsvorfall sollten unter anderem die Anmeldeaktivitäten und die Einstellungen des Benutzerkontos überprüft werden. Abhängig von der Situation können weitere Sicherheitsmaßnahmen erforderlich sein.

Verdacht auf kompromittiertes Microsoft-365-Konto

Besteht der Verdacht, dass Zugangsdaten in falsche Hände gelangt sind, sollte nicht lediglich das Passwort geändert und anschließend normal weitergearbeitet werden.

Zusätzlich sollten unter anderem verdächtige Anmeldungen, Authentifizierungsmethoden, Berechtigungen und relevante Kontoeinstellungen überprüft werden.

Auch ungewöhnliche E-Mail-Regeln oder Weiterleitungen können bei der Untersuchung eines kompromittierten Kontos relevant sein.

Selbstständiges Zurücksetzen des Passworts

Microsoft 365 kann abhängig von der Konfiguration der Organisation Möglichkeiten bereitstellen, mit denen Benutzer ihr Passwort selbst zurücksetzen können.

Ob diese Funktion verfügbar ist und welche Sicherheitsinformationen dafür erforderlich sind, hängt von der jeweiligen Microsoft-365- beziehungsweise Microsoft-Entra-Konfiguration ab.

Administrator-Passwort vergessen

Besonders kritisch ist der Verlust des Zugangs zu einem Administratorkonto. Unternehmen sollten deshalb nicht erst im Notfall überlegen, wie der administrative Zugriff auf Microsoft 365 wiederhergestellt werden kann.

Administrative Zugänge sollten sicher dokumentiert und so organisiert werden, dass die Microsoft-365-Umgebung nicht von einem einzigen persönlichen Administratorkonto abhängig ist.

Passwort nicht mit anderen Mitarbeitern teilen

Jeder Mitarbeiter sollte mit seinem eigenen Microsoft-365-Benutzerkonto arbeiten. Das gemeinsame Verwenden eines Benutzerkontos erschwert die Verwaltung von Berechtigungen und erhöht Sicherheitsrisiken.

Wie Sie einen eigenen Benutzer einrichten, zeigen wir unter Microsoft 365: Benutzer anlegen und Lizenz zuweisen.

Gemeinsame E-Mail-Adresse statt gemeinsamem Benutzerkonto

Benötigen mehrere Mitarbeiter Zugriff auf eine Adresse wie info@firma.de oder buchhaltung@firma.de, sollte dafür nicht einfach ein Benutzerkonto samt Passwort geteilt werden.

Für solche Anforderungen eignet sich häufig ein freigegebenes Postfach. Die einzelnen Mitarbeiter greifen dabei weiterhin mit ihren persönlichen Benutzerkonten auf die gemeinsame Adresse zu.

Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft 365: Freigegebenes Postfach einrichten.

Microsoft-365-Passwort zurücksetzen: Checkliste

• richtigen Benutzernamen prüfen,
• betroffenes Benutzerkonto eindeutig identifizieren,
• Passwort über die Microsoft-365-Verwaltung zurücksetzen,
• neues Kennwort sicher übermitteln,
• Anmeldung im Browser testen,
• bei Problemen MFA überprüfen,
• gespeicherte Zugangsdaten auf Geräten berücksichtigen und
• bei ungewöhnlichen Vorgängen einen möglichen Sicherheitsvorfall prüfen.

Microsoft-365-Anmeldeprobleme beheben

Nicht jedes Anmeldeproblem wird durch ein falsches Passwort verursacht. Wenn das Zurücksetzen des Kennworts nicht hilft, sollten Benutzerkonto, MFA, Geräte und Sicherheitseinstellungen systematisch überprüft werden.

Einen allgemeinen Einstieg in Microsoft 365 finden Sie unter Microsoft 365: Was ist das und was ist enthalten?.

OS Media unterstützt Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine bei Einrichtung, Administration und Fehleranalyse von Microsoft 365.

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