Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, sollte sein Microsoft-365-Benutzerkonto nicht einfach gelöscht werden. Zunächst müssen der Zugriff gesperrt, geschäftliche Daten gesichert und E-Mails, Dateien sowie benötigte Berechtigungen kontrolliert übergeben werden.

Mit einem strukturierten Microsoft-365-Offboarding verhindern Sie, dass ehemalige Mitarbeiter weiterhin Zugriff besitzen oder wichtige Unternehmensdaten durch eine vorschnelle Löschung verloren gehen.

Warum sollte ein Microsoft-365-Benutzer nicht sofort gelöscht werden?

Ein Microsoft-365-Benutzer kann mit zahlreichen geschäftlichen Daten und Diensten verbunden sein. Dazu gehören beispielsweise:

• E-Mails und Postfachinhalte,
• Kalender und Kontakte,
• OneDrive-Dateien,
• Teams und Microsoft-365-Gruppen,
• SharePoint-Berechtigungen,
• freigegebene Postfächer und
• weitere Zugriffsrechte.

Wird das Benutzerkonto ohne Vorbereitung entfernt, können wichtige Informationen oder Zugriffsrechte übersehen werden. Deshalb sollte zunächst geklärt werden, welche Daten weiterhin benötigt werden.

1. Anmeldung des Mitarbeiters blockieren

Der erste wichtige Schritt beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist die Sperrung des persönlichen Zugangs.

Über die Microsoft-365-Verwaltung kann die Anmeldung für das Benutzerkonto blockiert werden. Dadurch soll verhindert werden, dass sich der ehemalige Mitarbeiter weiterhin mit seinen bisherigen Zugangsdaten anmeldet.

Die Sperrung sollte entsprechend dem tatsächlichen Austrittszeitpunkt und den internen Vorgaben des Unternehmens erfolgen.

2. Aktive Sitzungen und Zugänge berücksichtigen

Ein Benutzer kann zum Zeitpunkt der Sperrung bereits auf verschiedenen Geräten und in unterschiedlichen Anwendungen angemeldet sein.

Beim Offboarding sollte deshalb nicht nur das Passwort betrachtet werden. Je nach Umgebung sollten auch bestehende Anmeldesitzungen und registrierte Authentifizierungsmethoden berücksichtigt werden.

3. Passwort ändern

Abhängig vom gewählten Offboarding-Verfahren kann zusätzlich das Passwort des Benutzerkontos zurückgesetzt werden.

Wie ein Kennwort über die Microsoft-365-Verwaltung geändert wird, erklären wir unter Microsoft 365: Passwort zurücksetzen und Anmeldeprobleme beheben.

4. Multifaktor-Authentifizierung prüfen

Auch die für das Benutzerkonto hinterlegten Authentifizierungsmethoden sollten beim Ausscheiden eines Mitarbeiters berücksichtigt werden.

Das betrifft beispielsweise registrierte Smartphones oder andere Methoden, die für die Multifaktor-Authentifizierung verwendet wurden.

Grundlegende Informationen dazu finden Sie unter Microsoft 365: Multifaktor-Authentifizierung (MFA) einrichten.

5. E-Mail-Postfach sichern und Übergabe planen

Bevor das Benutzerkonto oder dessen Lizenz entfernt wird, sollte geklärt werden, welche geschäftlichen E-Mails weiterhin benötigt werden.

Je nach Anforderung kann beispielsweise erforderlich sein, einem anderen Mitarbeiter Zugriff auf das bisherige Postfach zu ermöglichen oder die weitere Nutzung der bisherigen E-Mail-Adresse zu organisieren.

Welche Vorgehensweise sinnvoll ist, hängt unter anderem von den betrieblichen Anforderungen, Aufbewahrungspflichten und Datenschutzvorgaben ab.

6. Was passiert mit der bisherigen E-Mail-Adresse?

Auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters können Kunden und Geschäftspartner weiterhin Nachrichten an dessen bisherige E-Mail-Adresse senden.

Deshalb sollte vorab festgelegt werden, wie mit neuen Nachrichten umgegangen wird. Je nach Situation kommen beispielsweise eine automatische Antwort, eine Weiterleitung oder eine kontrollierte Übergabe des Postfachs infrage.

Die gewählte Lösung sollte mit den betrieblichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt werden.

7. Persönliches Postfach nicht dauerhaft als allgemeine Adresse verwenden

Eine persönliche Adresse wie max.mustermann@firma.de sollte langfristig nicht die Funktion einer allgemeinen Unternehmensadresse übernehmen.

Für dauerhaft gemeinsam benötigte Adressen wie info@firma.de, service@firma.de oder buchhaltung@firma.de sind freigegebene Postfächer häufig besser geeignet.

Wie Sie ein solches Postfach einrichten, zeigen wir unter Microsoft 365: Freigegebenes Postfach einrichten.

8. OneDrive-Dateien überprüfen

In OneDrive können sich wichtige geschäftliche Dokumente befinden, die bisher nur dem ausscheidenden Mitarbeiter zugeordnet waren.

Vor der endgültigen Entfernung des Benutzerkontos sollte deshalb geprüft werden, welche Dateien weiterhin benötigt werden und wohin diese übernommen werden sollen.

Geschäftlich relevante Dateien, die dauerhaft mehreren Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollen, sollten grundsätzlich nicht ausschließlich von einem persönlichen Benutzerkonto abhängig sein.

9. SharePoint und Teams überprüfen

Prüfen Sie, in welchen Teams, Microsoft-365-Gruppen und SharePoint-Bereichen der Mitarbeiter Mitglied ist und welche besonderen Berechtigungen er besitzt.

Besondere Aufmerksamkeit benötigen Bereiche, in denen der ausscheidende Mitarbeiter wichtige organisatorische Funktionen oder Verantwortlichkeiten besitzt.

10. Freigegebene Postfächer überprüfen

Hat der Benutzer Zugriff auf freigegebene Postfächer, sollten diese Berechtigungen beim Offboarding überprüft und nicht mehr benötigte Zugriffe entfernt werden.

Das betrifft insbesondere Berechtigungen wie Vollzugriff und das Versenden über gemeinsame E-Mail-Adressen.

11. Administratorrechte entfernen

Besitzt der Mitarbeiter administrative Berechtigungen, ist besondere Sorgfalt erforderlich.

Administratorrollen und andere erhöhte Berechtigungen sollten überprüft und entsprechend dem Offboarding-Prozess entzogen werden. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass notwendige administrative Aufgaben von anderen berechtigten Personen übernommen werden können.

12. Weiterleitungen und Postfachregeln kontrollieren

Vor dem Abschluss des Offboardings sollte geprüft werden, ob im Postfach Weiterleitungen oder Regeln eingerichtet sind, die E-Mails automatisch an andere Adressen senden.

Insbesondere externe Weiterleitungen sollten nicht ungeprüft bestehen bleiben.

13. Microsoft-365-Lizenz nicht zu früh entfernen

Eine nicht mehr benötigte Microsoft-365-Lizenz kann grundsätzlich einem anderen Benutzer zugewiesen oder eingespart werden. Sie sollte jedoch nicht vorschnell entfernt werden.

Zunächst sollte geklärt werden, welche Dienste und Daten des bisherigen Benutzers noch benötigt werden und welche Auswirkungen die Entfernung der jeweiligen Lizenz darauf hat.

Erst nach Abschluss der notwendigen Datenübernahme und Konfiguration sollte die Lizenzierung angepasst werden.

14. Benutzerkonto löschen oder behalten?

Ob und wann ein Benutzerkonto endgültig gelöscht werden sollte, lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend sind unter anderem die noch benötigten Daten, die eingesetzten Microsoft-Dienste sowie betriebliche und rechtliche Anforderungen.

Die Löschung sollte deshalb der letzte Schritt eines geplanten Offboardings sein – nicht der erste.

15. Datenschutz beim ehemaligen Mitarbeiter beachten

Der Zugriff auf das bisherige Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters ist nicht ausschließlich eine technische Frage. Insbesondere bei personenbezogenen oder möglicherweise privaten Inhalten müssen auch datenschutz- und arbeitsrechtliche Anforderungen berücksichtigt werden.

Unternehmen sollten dafür klare interne Regelungen und Prozesse festlegen und im Zweifel rechtlichen beziehungsweise datenschutzrechtlichen Rat einholen.

16. Nachfolger benötigt ein eigenes Benutzerkonto

Übernimmt ein neuer Mitarbeiter die Aufgaben seines Vorgängers, sollte nicht einfach das bestehende persönliche Benutzerkonto weitergegeben werden.

Der neue Mitarbeiter sollte ein eigenes Microsoft-365-Benutzerkonto erhalten. Dadurch bleiben Zugriffe und Berechtigungen eindeutig einer Person zugeordnet.

Wie Sie einen neuen Benutzer erstellen, erklären wir unter Microsoft 365: Benutzer anlegen und Lizenz zuweisen.

Microsoft-365-Offboarding: Checkliste

• Anmeldung des Benutzers zum richtigen Zeitpunkt sperren,
• bestehende Sitzungen und Authentifizierungsmethoden berücksichtigen,
• geschäftliche E-Mails sichern beziehungsweise übergeben,
• Umgang mit der bisherigen E-Mail-Adresse festlegen,
• OneDrive-Dateien überprüfen und übernehmen,
• Teams-, Gruppen- und SharePoint-Berechtigungen kontrollieren,
• Zugriffe auf freigegebene Postfächer entfernen,
• Administratorrechte und besondere Berechtigungen entziehen,
• Weiterleitungen und Postfachregeln überprüfen,
• Lizenz erst nach der Datenübernahme anpassen und
• Benutzerkonto erst am Ende des Prozesses löschen.

Microsoft 365 sauber verwalten

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Einen allgemeinen Einstieg in Microsoft 365 finden Sie unter Microsoft 365: Was ist das und was ist enthalten?.

OS Media unterstützt Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine bei Benutzerverwaltung, Berechtigungen, E-Mail-Postfächern und der Administration von Microsoft 365.

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