Freigegebene Postfächer in Microsoft 365 eignen sich für E-Mail-Adressen, die von mehreren Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Typische Beispiele sind info@firma.de, service@firma.de oder buchhaltung@firma.de.

Statt Zugangsdaten für ein gemeinsames Benutzerkonto weiterzugeben, erhalten die einzelnen Mitarbeiter Berechtigungen für das freigegebene Postfach. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein freigegebenes Postfach erstellen und die benötigten Zugriffsrechte vergeben.

Was ist ein freigegebenes Postfach?

Ein freigegebenes Postfach ist ein gemeinsames Exchange-Online-Postfach, auf das mehrere berechtigte Benutzer zugreifen können.

Die Mitarbeiter melden sich dabei weiterhin mit ihrem persönlichen Microsoft-365-Konto an. Anschließend greifen sie mit den ihnen zugewiesenen Berechtigungen auf das gemeinsame Postfach zu.

Wann ist ein freigegebenes Postfach sinnvoll?

Freigegebene Postfächer eignen sich besonders für Funktionsadressen, die nicht einer einzelnen Person gehören sollen.

• info@firma.de
• service@firma.de
• support@firma.de
• buchhaltung@firma.de
• rechnung@firma.de
• bestellung@firma.de

So können mehrere Mitarbeiter eingehende Nachrichten bearbeiten und – mit den entsprechenden Berechtigungen – auch über die gemeinsame Adresse antworten.

Freigegebenes Postfach oder normales Benutzerpostfach?

Ein persönliches Benutzerpostfach gehört zu einem bestimmten Microsoft-365-Benutzer und wird mit dessen Benutzerkonto verwendet.

Ein freigegebenes Postfach ist dagegen für die gemeinsame Nutzung vorgesehen. Die berechtigten Mitarbeiter greifen mit ihren eigenen Benutzerkonten darauf zu.

Benötigen Sie zunächst einen neuen persönlichen Benutzer, finden Sie die passende Anleitung unter Microsoft 365: Benutzer anlegen und Lizenz zuweisen.

1. Microsoft 365 Admin Center öffnen

Melden Sie sich mit einem entsprechend berechtigten Administratorkonto am Microsoft 365 Admin Center an.

Öffnen Sie anschließend den Bereich für freigegebene Postfächer. Je nach aktueller Verwaltungsoberfläche kann sich die genaue Position einzelner Menüpunkte ändern.

2. Freigegebenes Postfach hinzufügen

Wählen Sie die Funktion zum Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs.

Vergeben Sie anschließend einen aussagekräftigen Namen und die gewünschte E-Mail-Adresse.

Beispiel:

Name: Buchhaltung
E-Mail-Adresse: buchhaltung@firma.de

Speichern Sie anschließend das neue Postfach.

3. Mitglieder zum Postfach hinzufügen

Nachdem das freigegebene Postfach erstellt wurde, müssen die Benutzer festgelegt werden, die darauf zugreifen dürfen.

Fügen Sie nur Mitarbeiter hinzu, die das jeweilige Postfach tatsächlich für ihre Arbeit benötigen.

4. Welche Berechtigungen gibt es?

Beim Zugriff auf ein freigegebenes Postfach sind insbesondere unterschiedliche Berechtigungen relevant. Diese sollten passend zum jeweiligen Einsatzzweck vergeben werden.

Vollzugriff

Mit Vollzugriff kann ein berechtigter Benutzer das freigegebene Postfach öffnen und die darin enthaltenen Nachrichten und Ordner bearbeiten.

Der Vollzugriff allein bedeutet jedoch nicht automatisch, dass der Benutzer auch Nachrichten mit der Adresse des freigegebenen Postfachs versenden darf.

Senden als

Mit der Berechtigung Senden als kann der Benutzer eine Nachricht so versenden, dass für den Empfänger das freigegebene Postfach als Absender erscheint.

Bei einer Nachricht von buchhaltung@firma.de sieht der Empfänger entsprechend diese Adresse als Absender.

Senden im Auftrag von

Bei Senden im Auftrag von ist für den Empfänger erkennbar, dass eine bestimmte Person die Nachricht im Auftrag des Postfachs versendet hat.

Welche Variante verwendet werden sollte, hängt davon ab, wie die gemeinsame E-Mail-Adresse im Unternehmen eingesetzt werden soll.

5. Vollzugriff vergeben

Weisen Sie den Mitarbeitern, die mit dem Postfach arbeiten sollen, die benötigte Zugriffsberechtigung zu.

Benutzer mit Vollzugriff können das Postfach beispielsweise in Outlook öffnen und eingegangene Nachrichten bearbeiten.

6. „Senden als“ vergeben

Sollen Mitarbeiter auch unter der gemeinsamen E-Mail-Adresse antworten, muss zusätzlich eine entsprechende Sendeberechtigung vergeben werden.

Für typische Funktionspostfächer ist häufig Senden als sinnvoll. Der Empfänger sieht dann beispielsweise ausschließlich service@firma.de als Absender und nicht das persönliche Benutzerkonto des Mitarbeiters.

7. Postfach in Outlook öffnen

Nach der Vergabe der entsprechenden Berechtigungen kann das freigegebene Postfach in Outlook zur Verfügung stehen. Abhängig von der verwendeten Outlook-Version und Konfiguration kann es automatisch eingebunden werden oder muss manuell hinzugefügt werden.

Änderungen an Berechtigungen stehen außerdem nicht immer unmittelbar in allen Anwendungen zur Verfügung. Geben Sie Microsoft 365 gegebenenfalls etwas Zeit für die Übernahme der Änderungen.

8. Von der gemeinsamen E-Mail-Adresse senden

Beim Erstellen einer neuen Nachricht kann in Outlook das Absenderfeld verwendet werden, um die gemeinsame E-Mail-Adresse auszuwählen.

Wird die gewünschte Adresse noch nicht angezeigt, muss sie je nach Outlook-Version gegebenenfalls zunächst als Absender ausgewählt beziehungsweise hinzugefügt werden.

9. Benötigt ein freigegebenes Postfach eine Lizenz?

Freigegebene Postfächer können in Microsoft 365 unter bestimmten Voraussetzungen ohne separate Benutzerlizenz genutzt werden. Ob eine zusätzliche Lizenz erforderlich ist, hängt jedoch von der konkreten Nutzung, dem benötigten Funktionsumfang und den jeweils geltenden Microsoft-Lizenzbedingungen ab.

Die Benutzer, die auf das freigegebene Postfach zugreifen, benötigen grundsätzlich die für ihre verwendeten Microsoft-365- beziehungsweise Exchange-Dienste erforderlichen Lizenzen.

10. Kein gemeinsames Passwort verwenden

Ein großer Vorteil eines freigegebenen Postfachs besteht darin, dass nicht mehrere Mitarbeiter dasselbe Passwort verwenden müssen.

Jeder Mitarbeiter arbeitet mit seinem persönlichen Microsoft-365-Benutzerkonto. Verlässt eine Person das Unternehmen, kann deren Zugang entzogen werden, ohne das Passwort eines gemeinsamen Kontos für alle anderen Mitarbeiter ändern zu müssen.

11. Freigegebenes Postfach auf Smartphone oder anderem Mailprogramm

Wie ein freigegebenes Postfach auf mobilen Geräten oder in anderen E-Mail-Anwendungen eingebunden werden kann, hängt von der verwendeten Anwendung und Authentifizierung ab.

Für einen speziellen Anwendungsfall haben wir eine separate Anleitung zur IMAP-Anbindung von freigegebenen Postfächern erstellt.

12. Freigegebenes Postfach erscheint nicht in Outlook

Wenn das Postfach trotz zugewiesener Berechtigung nicht in Outlook erscheint, sollten Sie zunächst prüfen, ob der Benutzer tatsächlich die erforderlichen Rechte erhalten hat.

Außerdem kann es etwas dauern, bis Änderungen an Berechtigungen vollständig verarbeitet wurden. Je nach Outlook-Version kann das Postfach bei Bedarf auch manuell eingebunden werden.

13. Versand über das freigegebene Postfach funktioniert nicht

Kann der Benutzer das Postfach öffnen, aber keine Nachrichten über dessen Adresse versenden, fehlt häufig die entsprechende Sendeberechtigung.

Prüfen Sie insbesondere, ob Senden als beziehungsweise die für Ihren Anwendungsfall benötigte alternative Sendeberechtigung eingerichtet wurde.

14. Zugriffsrechte regelmäßig überprüfen

Die Mitglieder und Berechtigungen freigegebener Postfächer sollten regelmäßig kontrolliert werden. Mitarbeiter, die das Postfach nicht mehr benötigen oder das Unternehmen verlassen haben, sollten keinen unnötigen Zugriff behalten.

Dies gilt besonders für Postfächer mit vertraulichen Inhalten wie Buchhaltung, Personal oder Geschäftsführung.

Freigegebenes Postfach einrichten: Checkliste

• gewünschte Funktionsadresse festlegen,
• freigegebenes Postfach erstellen,
• benötigte Benutzer hinzufügen,
• Vollzugriff vergeben,
• benötigte Sendeberechtigung vergeben,
• Postfach in Outlook kontrollieren,
• Versand und Empfang testen und
• Berechtigungen regelmäßig überprüfen.

Microsoft 365 professionell einrichten

Freigegebene Postfächer sind eine praktische Möglichkeit, allgemeine Unternehmensadressen sauber zu organisieren. Entscheidend sind eine sinnvolle Struktur und korrekt eingerichtete Berechtigungen.

Einen allgemeinen Einstieg in Microsoft 365 finden Sie unter Microsoft 365: Was ist das und was ist enthalten?.

OS Media unterstützt Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine bei Einrichtung, Administration und Optimierung von Microsoft 365.

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