Mit einem E-Mail-Alias können Sie einem bestehenden Microsoft-365-Postfach zusätzliche E-Mail-Adressen zuweisen. Nachrichten an diese Adressen landen im selben Postfach – ein zusätzliches Benutzerkonto ist dafür nicht erforderlich.

Ein Alias eignet sich beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter neben seiner persönlichen Adresse noch über eine weitere Adresse erreichbar sein soll. Wir erklären, wie E-Mail-Aliase funktionieren, wie Sie einen Alias einrichten und wann stattdessen ein freigegebenes Postfach sinnvoller ist.

Was ist ein E-Mail-Alias in Microsoft 365?

Ein E-Mail-Alias ist eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die einem bestehenden Postfach zugeordnet wird.

Ein Benutzer könnte beispielsweise folgende primäre Adresse besitzen:

max.mustermann@firma.de

Zusätzlich könnte dem Postfach beispielsweise dieser Alias zugewiesen werden:

m.mustermann@firma.de

E-Mails an beide Adressen werden dem gleichen Postfach zugestellt.

Benötigt ein E-Mail-Alias ein eigenes Postfach?

Nein. Ein Alias besitzt kein eigenständiges Postfach. Er ist lediglich eine zusätzliche Adresse für ein bereits vorhandenes Postfach.

Dadurch gibt es für den Alias beispielsweise keinen eigenen Posteingang, keinen separaten Kalender und kein eigenes Benutzerkonto.

Benötigt ein E-Mail-Alias eine zusätzliche Lizenz?

Da ein Alias lediglich eine zusätzliche Adresse eines bestehenden Postfachs ist, wird dafür grundsätzlich kein zusätzlicher Microsoft-365-Benutzer angelegt.

Die erforderliche Lizenzierung richtet sich nach dem eigentlichen Benutzer beziehungsweise Postfach und den dort verwendeten Microsoft-365-Diensten.

Wann ist ein E-Mail-Alias sinnvoll?

Aliase können in unterschiedlichen Situationen praktisch sein. Typische Beispiele sind:

• alternative Schreibweisen einer E-Mail-Adresse,
• Namensänderungen,
• kürzere zusätzliche Adressen,
• ältere E-Mail-Adressen, die weiterhin erreichbar bleiben sollen,
• zusätzliche Domains eines Unternehmens oder
• eine weitere Adresse, die eindeutig demselben Benutzer zugeordnet ist.

1. Microsoft 365 Admin Center öffnen

Melden Sie sich mit einem entsprechend berechtigten Administratorkonto am Microsoft 365 Admin Center an.

Öffnen Sie anschließend die Verwaltung der aktiven Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, dem die zusätzliche E-Mail-Adresse zugewiesen werden soll.

2. E-Mail-Adressen des Benutzers bearbeiten

Öffnen Sie beim betreffenden Benutzer die Einstellungen für Benutzername und E-Mail-Adressen beziehungsweise die Verwaltung der Aliase.

Die genaue Bezeichnung und Position einzelner Menüpunkte kann sich mit Änderungen am Microsoft 365 Admin Center verändern.

3. Neue Alias-Adresse hinzufügen

Tragen Sie die gewünschte zusätzliche E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die entsprechende Domain aus.

Beispiel:

max@firma.de

Speichern Sie anschließend die Änderung.

4. E-Mail-Empfang über den Alias testen

Nach der Einrichtung sollten Sie eine Testnachricht von einer externen E-Mail-Adresse an den neuen Alias senden.

Die Nachricht sollte im bestehenden Postfach des Benutzers ankommen. Änderungen innerhalb von Microsoft 365 können gegebenenfalls etwas Zeit benötigen, bis sie überall verfügbar sind.

Kann ich über einen Microsoft-365-Alias E-Mails versenden?

Der Empfang über einen Alias und das Versenden mit dieser Adresse sind zwei unterschiedliche Funktionen. Ob ein Benutzer eine Alias-Adresse auch als Absender verwenden kann, hängt von der Konfiguration der Microsoft-365- beziehungsweise Exchange-Online-Umgebung und der verwendeten Anwendung ab.

Wenn eine zusätzliche Adresse regelmäßig als eigenständiger Absender verwendet und von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden soll, ist ein freigegebenes Postfach häufig die bessere Lösung.

Was ist der Unterschied zwischen Alias und freigegebenem Postfach?

Diese beiden Möglichkeiten werden häufig verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Eigenschaft	E-Mail-Alias	Freigegebenes Postfach
Eigener Posteingang	Nein	Ja
Zusätzliche Empfangsadresse	Ja	Ja
Mehrere Mitarbeiter	Nicht der eigentliche Zweck	Ja
Eigene Ordnerstruktur	Nein	Ja
Gemeinsame Bearbeitung	Nein	Ja
Separate Berechtigungen	Nein	Ja

Wie Sie ein gemeinsames Postfach einrichten, erklären wir ausführlich unter Microsoft 365: Freigegebenes Postfach einrichten.

Alias oder freigegebenes Postfach für info@?

Eine Adresse wie info@firma.de sollte nicht automatisch als Alias eines einzelnen Mitarbeiters eingerichtet werden.

Sollen mehrere Personen Nachrichten an diese Adresse lesen und beantworten, ist ein freigegebenes Postfach in der Regel die sauberere Lösung. Dadurch lässt sich der Zugriff einzelnen Benutzern gezielt zuweisen und wieder entziehen.

Wird die Adresse dagegen ausschließlich von einer Person verwendet und soll lediglich als zusätzliche Empfangsadresse dienen, kann ein Alias ausreichend sein.

Kann derselbe Alias mehreren Benutzern zugewiesen werden?

Eine konkrete E-Mail-Adresse muss innerhalb der jeweiligen Microsoft-365- beziehungsweise Exchange-Organisation eindeutig einem Empfängerobjekt zugeordnet sein. Dieselbe Adresse kann daher nicht einfach gleichzeitig als Alias verschiedener Postfächer verwendet werden.

Alias bei Namensänderung verwenden

Ein typischer Anwendungsfall ist die Änderung des Namens eines Mitarbeiters. Die neue Adresse kann als primäre Adresse eingerichtet werden, während die bisherige Adresse als Alias erhalten bleibt.

Dadurch können Nachrichten an die alte Adresse weiterhin zugestellt werden, obwohl zukünftig mit der neuen Adresse gearbeitet wird.

Alias für eine zusätzliche Unternehmensdomain

Verwendet ein Unternehmen mehrere Domains, können einem Benutzer – bei entsprechend eingerichteten Domains – zusätzliche Adressen zugeordnet werden.

Ein Benutzer könnte dadurch beispielsweise unter mehreren Unternehmensdomains erreichbar sein, während die Nachrichten weiterhin in einem gemeinsamen Postfach landen.

Was passiert beim Löschen eines Alias?

Wird ein Alias entfernt, bleibt das eigentliche Benutzerpostfach bestehen. Die entfernte Adresse nimmt anschließend jedoch keine neuen Nachrichten für dieses Postfach mehr entgegen.

Vor dem Entfernen sollte deshalb geprüft werden, ob Kunden, Geschäftspartner, Websites oder andere Systeme die Adresse noch verwenden.

Alias funktioniert nach dem Einrichten nicht

Wenn Nachrichten an einen neu angelegten Alias nicht ankommen, sollten Sie zunächst folgende Punkte prüfen:

• Ist die E-Mail-Adresse korrekt geschrieben?
• Wurde die richtige Domain ausgewählt?
• Ist die Domain korrekt in Microsoft 365 eingerichtet?
• Ist der Alias tatsächlich dem gewünschten Benutzer zugeordnet?
• Wurde ausreichend Zeit für die Verarbeitung der Änderung abgewartet?

Bei allgemeinen Empfangsproblemen hilft außerdem unsere Anleitung E-Mails können nicht empfangen werden: Ursachen und Lösungen.

E-Mail-Alias einrichten: Checkliste

• prüfen, ob ein Alias die richtige Lösung ist,
• gewünschten Benutzer auswählen,
• zusätzliche E-Mail-Adresse eintragen,
• richtige Domain auswählen,
• Änderung speichern,
• Empfang mit einer externen Adresse testen und
• bei Funktionsadressen prüfen, ob ein freigegebenes Postfach sinnvoller ist.

Microsoft 365 sinnvoll strukturieren

Aliase, persönliche Benutzerkonten und freigegebene Postfächer erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Eine saubere Struktur erleichtert die spätere Verwaltung und verhindert, dass allgemeine Unternehmensadressen unnötig an einzelne Mitarbeiter gebunden werden.

Wie Sie einen neuen persönlichen Benutzer einrichten, zeigen wir unter Microsoft 365: Benutzer anlegen und Lizenz zuweisen.

Einen allgemeinen Einstieg finden Sie unter Microsoft 365: Was ist das und was ist enthalten?.

OS Media unterstützt Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine bei Einrichtung, Administration und Optimierung von Microsoft 365.

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