Ihre E-Mails werden erfolgreich versendet, landen beim Empfänger aber regelmäßig im Spam-Ordner? Dafür gibt es nicht die eine Ursache. Mailanbieter bewerten zahlreiche technische und inhaltliche Faktoren, bevor eine Nachricht im Posteingang oder Spam-Ordner landet.

Besonders bei geschäftlichen E-Mail-Adressen sollten die technische Konfiguration der Domain, der verwendete Mailserver und das Versandverhalten überprüft werden. Eine einzelne Einstellung kann die Zustellung verbessern – eine Garantie für den Posteingang gibt es jedoch nicht.

Warum landen E-Mails im Spam?

Spamfilter versuchen unerwünschte, betrügerische oder technisch auffällige Nachrichten zu erkennen. Dafür werden unterschiedliche Merkmale einer E-Mail und des Absenders bewertet.

Mögliche Ursachen für eine Einstufung als Spam sind beispielsweise:

• fehlende oder fehlerhafte E-Mail-Authentifizierung,
• eine schlechte Reputation des Absenders oder Mailservers,
• auffällige Inhalte oder Links,
• ungewöhnliches Versandverhalten,
• viele unzustellbare Nachrichten,
• Spam-Beschwerden von Empfängern oder
• eine technisch fehlerhafte E-Mail-Konfiguration.

1. SPF überprüfen

Mit SPF kann über die DNS-Konfiguration einer Domain festgelegt werden, welche Mailserver beziehungsweise Dienste berechtigt sind, E-Mails für diese Domain zu versenden.

Fehlt der tatsächlich verwendete Versanddienst in der SPF-Konfiguration oder ist der Eintrag fehlerhaft, kann dies die Authentifizierung der Nachricht beeinträchtigen.

2. DKIM aktivieren und kontrollieren

DKIM versieht ausgehende E-Mails mit einer kryptografischen Signatur. Der empfangende Mailserver kann diese Signatur mithilfe eines im DNS veröffentlichten Schlüssels überprüfen.

Bei geschäftlich genutzten Domains sollte geprüft werden, ob der verwendete Maildienst DKIM unterstützt und die benötigten DNS-Einträge korrekt eingerichtet sind.

3. DMARC konfigurieren

DMARC baut auf SPF und DKIM auf und ermöglicht dem Domaininhaber, Regeln für die Behandlung von Nachrichten festzulegen, die die vorgesehenen Authentifizierungsprüfungen nicht bestehen.

SPF, DKIM und DMARC sollten dabei nicht unabhängig voneinander betrachtet werden. Wie die Verfahren funktionieren und zusammenspielen, erklären wir ausführlich unter SPF, DKIM und DMARC: E-Mail-Sicherheit einfach erklärt.

4. Absenderadresse überprüfen

Für geschäftliche Kommunikation sollte eine nachvollziehbare Absenderadresse der eigenen Domain verwendet werden. Wichtig ist außerdem, dass der tatsächlich verwendete Versandweg zur Konfiguration dieser Domain passt.

Problematisch können beispielsweise Systeme sein, die Nachrichten mit einer fremden Absenderadresse versenden, ohne für diese Domain entsprechend autorisiert zu sein.

5. Reputation von Domain und Mailserver

Mailanbieter berücksichtigen bei ihrer Bewertung auch die Reputation des Absenders und der verwendeten technischen Infrastruktur.

Werden über einen Server beispielsweise große Mengen unerwünschter Nachrichten verschickt, kann dies die Zustellbarkeit beeinflussen. Bei gemeinsam genutzten Mailservern kann die Qualität der Infrastruktur des Anbieters deshalb ebenfalls eine Rolle spielen.

6. E-Mail-Inhalt überprüfen

Nicht nur die Technik beeinflusst die Bewertung einer Nachricht. Auch Inhalt, Aufbau und enthaltene Links können von Spamfiltern berücksichtigt werden.

Vermeiden Sie insbesondere irreführende Inhalte, ungewöhnliche Linkstrukturen oder Nachrichten, die typische Merkmale unerwünschter Massenmails aufweisen.

Eine einzelne Formulierung führt dabei normalerweise nicht automatisch zur Einstufung als Spam. Moderne Filtersysteme bewerten zahlreiche Signale gemeinsam.

7. Vorsicht bei Dateianhängen

Dateianhänge können ebenfalls Einfluss auf die Sicherheitsbewertung einer Nachricht haben. Bestimmte Dateitypen werden von Mailservern aus Sicherheitsgründen blockiert oder besonders streng geprüft.

Bei großen Dateien kann es zudem sinnvoller sein, diese über einen geeigneten Datenaustauschdienst bereitzustellen und lediglich einen Link zu versenden.

8. Keine großen Mengen über ein normales Postfach versenden

Ein gewöhnliches geschäftliches E-Mail-Postfach ist nicht automatisch für den Versand großer Newsletter- oder Marketingkampagnen vorgesehen.

Für umfangreiche Verteiler sollten dafür ausgelegte Newsletter- beziehungsweise Mailing-Systeme verwendet werden. Diese besitzen eigene technische Verfahren für Versand, Abmeldungen, Bounce-Verarbeitung und weitere Anforderungen des Massenversands.

9. Ungültige Empfängeradressen vermeiden

Werden regelmäßig Nachrichten an nicht mehr existierende oder ungültige E-Mail-Adressen versendet, entstehen sogenannte Bounces. Eine hohe Anzahl solcher unzustellbaren Nachrichten kann ein negatives Signal darstellen.

Empfängerlisten sollten deshalb aktuell gehalten und dauerhaft nicht erreichbare Adressen entfernt werden.

10. Spam-Beschwerden vermeiden

Markieren viele Empfänger Nachrichten eines Absenders als Spam, kann dies dessen Reputation beeinträchtigen.

Versenden Sie insbesondere Newsletter und Werbenachrichten deshalb nur an Empfänger, für die eine entsprechende Grundlage zum Versand besteht, und ermöglichen Sie eine einfache Abmeldung.

11. E-Mail-Signatur und Kontaktdaten

Eine professionelle geschäftliche Nachricht sollte klar erkennen lassen, von wem sie stammt. Eine nachvollziehbare Absenderadresse und vollständige geschäftliche Kommunikation schaffen Transparenz für den Empfänger.

Eine Signatur allein verhindert allerdings nicht, dass eine technisch schlecht konfigurierte Nachricht im Spam landet.

12. SMTP-Konfiguration überprüfen

Auch der verwendete Versandweg sollte korrekt eingerichtet sein. Dazu gehören SMTP-Server, Authentifizierung, Port und Verschlüsselungsmethode.

Wie der E-Mail-Versand über SMTP funktioniert, erklären wir unter SMTP-Server: Was ist das und wofür wird er benötigt?.

13. E-Mails von der eigenen Website überprüfen

Kontaktformulare, Shops und andere Webanwendungen versenden häufig automatisch E-Mails. Auch diese Nachrichten müssen technisch korrekt versendet werden.

Bei WordPress sollte beispielsweise darauf geachtet werden, welche Absenderadresse verwendet wird und über welchen Server die Nachrichten tatsächlich versendet werden.

Wenn Nachrichten eines WordPress-Kontaktformulars nicht ankommen, finden Sie weitere Hinweise unter WordPress Kontaktformular sendet keine E-Mails: Ursachen und Lösungen.

14. Warum landen E-Mails nur bei bestimmten Empfängern im Spam?

Verschiedene Mailanbieter verwenden unterschiedliche Filtersysteme und Bewertungskriterien. Deshalb kann eine Nachricht bei einem Empfänger im normalen Posteingang erscheinen und bei einem anderen als Spam eingestuft werden.

Tritt das Problem ausschließlich bei einem bestimmten Anbieter oder Empfänger auf, sollten die betroffenen Nachrichten und deren technische Zustellinformationen genauer untersucht werden.

15. Warum landen plötzlich alle E-Mails im Spam?

Wenn Nachrichten zuvor problemlos zugestellt wurden und plötzlich bei mehreren Empfängern im Spam landen, sollte geprüft werden, ob sich etwas an der technischen Umgebung geändert hat.

Dazu gehören beispielsweise:

• Änderungen am Mailserver,
• DNS-Änderungen,
• eine neue Absenderdomain,
• Änderungen an SPF, DKIM oder DMARC,
• ein neuer Versanddienst oder
• ungewöhnlich hohe Versandmengen.

16. Spam-Problem mit einer Testmail eingrenzen

Für die Fehlersuche kann eine einfache Testnachricht ohne Anhang, umfangreiche HTML-Gestaltung oder zahlreiche Links versendet werden.

Kommt diese Nachricht korrekt an, während andere E-Mails regelmäßig im Spam landen, können Inhalt oder Versandart eine Rolle spielen. Werden auch einfache Testnachrichten als Spam eingestuft, sollte die technische Konfiguration stärker in den Fokus rücken.

17. E-Mail-Header bei der Fehlersuche nutzen

Eine zugestellte E-Mail enthält neben dem sichtbaren Inhalt technische Kopfzeilen, die sogenannten Header. Darin können unter anderem Informationen zu beteiligten Mailservern und Ergebnissen von Authentifizierungsprüfungen enthalten sein.

Bei wiederkehrenden Zustellproblemen können diese Informationen wichtige Hinweise darauf liefern, ob beispielsweise SPF, DKIM oder DMARC erfolgreich geprüft wurden.

E-Mails im Spam: Die wichtigsten Punkte

Wenn geschäftliche E-Mails regelmäßig im Spam landen, sollten insbesondere folgende Bereiche überprüft werden:

• SPF, DKIM und DMARC,
• verwendeter Mailserver und SMTP-Konfiguration,
• Reputation von Domain und Versandserver,
• Absenderadresse,
• Inhalt und Links der Nachricht,
• Versandmenge und Empfängerqualität sowie
• technische Informationen im E-Mail-Header.

Ein einzelner erfolgreicher Test bedeutet dabei ebenso wenig, dass die Konfiguration grundsätzlich optimal ist, wie eine einzelne im Spam gelandete Nachricht automatisch auf einen technischen Fehler schließen lässt.

E-Mails landen weiterhin im Spam?

Bei wiederkehrenden Problemen sollte nicht nur das verwendete E-Mail-Programm betrachtet werden. Auch DNS-Konfiguration, Mailserver, Authentifizierung und Versandweg können für die Zustellbarkeit relevant sein.

OS Media unterstützt Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine bei E-Mail-, Domain- und Hosting-Konfigurationen sowie bei der Analyse technischer Zustellprobleme.

Ihre geschäftlichen E-Mails landen regelmäßig im Spam? Über Projekt anfragen können Sie uns das Problem direkt beschreiben.