Sie können E-Mails versenden, aber neue Nachrichten werden nicht mehr empfangen? Dafür kommen verschiedene Ursachen infrage. Häufig liegen Probleme bei den Zugangsdaten, den Einstellungen des Posteingangsservers oder beim verfügbaren Speicherplatz des Postfachs.

Bevor Sie das E-Mail-Konto löschen und vollständig neu einrichten, sollten Sie die wichtigsten Fehlerquellen systematisch überprüfen.

Schnellcheck: Warum empfange ich keine E-Mails?

Prüfen Sie zunächst folgende Punkte:

• Besteht eine funktionierende Internetverbindung?
• Ist das E-Mail-Postfach voll?
• Sind Benutzername und Passwort korrekt?
• Ist der richtige Posteingangsserver eingetragen?
• Stimmen Port und Verschlüsselungsmethode?
• Wurde das Passwort kürzlich geändert?
• Liegen die Nachrichten möglicherweise im Spam-Ordner?
• Funktioniert der Empfang über Webmail?

1. Internetverbindung überprüfen

Damit Ihr E-Mail-Programm neue Nachrichten vom Mailserver abrufen beziehungsweise synchronisieren kann, benötigt es eine funktionierende Internetverbindung.

Öffnen Sie testweise eine Website im Browser. Funktioniert auch dies nicht, sollte zunächst die Netzwerk- beziehungsweise Internetverbindung überprüft werden.

2. Prüfen, ob das Postfach voll ist

E-Mail-Postfächer verfügen normalerweise über einen begrenzten Speicherplatz. Ist dieser vollständig belegt, kann der Mailserver unter Umständen keine weiteren Nachrichten mehr annehmen.

Prüfen Sie deshalb den belegten Speicherplatz Ihres Postfachs. Besonders große Anhänge, umfangreiche Ordner mit gesendeten Nachrichten und ein nicht geleerter Papierkorb können viel Speicher beanspruchen.

3. Spam-Ordner kontrollieren

Fehlt nur eine bestimmte Nachricht, sollte zunächst der Spam- beziehungsweise Junk-Ordner überprüft werden.

Spamfilter bewerten eingehende Nachrichten anhand verschiedener Kriterien. Eine E-Mail kann deshalb technisch korrekt zugestellt worden sein, ohne im normalen Posteingang zu erscheinen.

4. Funktioniert der Empfang über Webmail?

Ein Webmail-Zugang ist bei der Fehlersuche besonders hilfreich. Melden Sie sich direkt über den Webmail-Dienst Ihres E-Mail-Anbieters am Postfach an.

Sind dort neue Nachrichten vorhanden, im lokalen E-Mail-Programm jedoch nicht, funktioniert das Postfach grundsätzlich. Die Ursache liegt dann wahrscheinlich bei der Konfiguration oder Synchronisierung des verwendeten Geräts beziehungsweise E-Mail-Programms.

Fehlen die Nachrichten auch im Webmail, sollte das Postfach beziehungsweise die Zustellung zum Mailserver genauer untersucht werden.

5. Benutzername und Passwort überprüfen

Für den Zugriff auf den Posteingangsserver benötigt das E-Mail-Programm gültige Zugangsdaten.

Bei vielen Anbietern wird die vollständige E-Mail-Adresse als Benutzername verwendet. Andere Hosting-Systeme können abweichende Zugangsdaten vorgeben.

Wurde das Passwort des Postfachs geändert, muss es auch auf allen Computern, Smartphones und Tablets aktualisiert werden, die dieses E-Mail-Konto verwenden.

6. Posteingangsserver kontrollieren

Für den Empfang muss der korrekte Posteingangsserver hinterlegt sein. Bei einem IMAP-Konto handelt es sich um den IMAP-Server, bei einem POP3-Konto um den entsprechenden POP3-Server.

Der genaue Servername wird vom jeweiligen E-Mail- oder Hosting-Anbieter vorgegeben und sollte nicht anhand beliebiger Werte aus anderen Anleitungen übernommen werden.

7. IMAP- oder POP3-Port überprüfen

Auch der verwendete Port muss zur Konfiguration des Mailservers passen. Für verschlüsselte Verbindungen werden häufig folgende Ports verwendet:

Protokoll	Typischer Port	Verbindung
IMAP	993	SSL/TLS
POP3	995	SSL/TLS

Die tatsächlich benötigten Einstellungen hängen vom jeweiligen Anbieter ab. Server, Port und Verschlüsselungsmethode müssen zueinander passen.

8. SSL/TLS-Einstellungen überprüfen

Ist eine falsche Verschlüsselungsmethode eingestellt, kann das E-Mail-Programm möglicherweise keine Verbindung zum Posteingangsserver herstellen.

Übernehmen Sie deshalb die vom Anbieter vorgesehenen Einstellungen für Server, Port und Verschlüsselung vollständig.

9. E-Mail-Programm synchronisiert nicht mehr

Bei einem IMAP-Konto können Nachrichten bereits auf dem Server vorhanden sein, obwohl das verwendete E-Mail-Programm diese nicht anzeigt.

Prüfen Sie in diesem Fall, ob das Programm eine Fehlermeldung zur Synchronisierung oder Verbindung mit dem Mailserver anzeigt.

Ein Vergleich mit dem Webmail zeigt schnell, ob lediglich die lokale Synchronisierung betroffen ist.

10. Nur auf einem Gerät kommen keine E-Mails an

Werden neue Nachrichten beispielsweise auf dem Smartphone angezeigt, auf dem Computer aber nicht, funktioniert der Mailserver grundsätzlich.

In diesem Fall sollte gezielt das betroffene Gerät überprüft werden. Häufig sind dort falsche Zugangsdaten, eine fehlerhafte Serverkonfiguration oder ein Synchronisierungsproblem die Ursache.

11. E-Mails kommen verspätet an

Werden Nachrichten nicht sofort angezeigt, muss nicht zwingend ein Fehler des Mailservers vorliegen. Manche E-Mail-Programme oder mobilen Geräte prüfen das Postfach nur in bestimmten Zeitabständen beziehungsweise abhängig von ihren Synchronisierungseinstellungen.

Prüfen Sie deshalb auch, wie häufig das betreffende Konto synchronisiert wird und ob Hintergrundaktualisierungen auf dem Gerät eingeschränkt sind.

12. Nur E-Mails eines bestimmten Absenders fehlen

Fehlen ausschließlich Nachrichten eines bestimmten Absenders, spricht dies eher gegen ein allgemeines Problem des Posteingangsservers.

Kontrollieren Sie in diesem Fall insbesondere:

• Spam- und Junk-Ordner,
• vorhandene Filterregeln,
• blockierte Absender und
• automatische Weiterleitungen oder Sortierregeln.

13. Absender erhält eine Fehlermeldung

Kann eine Nachricht nicht zugestellt werden, erhält der Absender häufig eine automatische Fehlermeldung des Mailservers, einen sogenannten Bounce.

Diese Meldung sollte bei der Fehlersuche berücksichtigt werden. Sie kann beispielsweise darauf hinweisen, dass das Postfach nicht existiert, voll ist oder die Nachricht vom empfangenden Server abgelehnt wurde.

Bei einer Supportanfrage ist es deshalb hilfreich, die vollständige Fehlermeldung des Absenders mitzusenden.

14. E-Mail-Konto nicht vorschnell löschen

Auch bei Empfangsproblemen sollte ein vorhandenes E-Mail-Konto nicht sofort vom Gerät entfernt werden.

Besonders bei POP3-Konten können ältere Nachrichten oder Ordner ausschließlich lokal gespeichert sein. Werden das Konto oder die zugehörigen lokalen Daten unüberlegt gelöscht, können wichtige E-Mails verloren gehen.

Prüfen und sichern Sie deshalb zunächst vorhandene lokale Daten.

15. E-Mail-Konto neu einrichten

Wenn die Servereinstellungen und Zugangsdaten überprüft wurden und sich das Problem nicht anderweitig beheben lässt, kann eine erneute Einrichtung des Kontos sinnvoll sein.

Für Apple-Geräte finden Sie dazu unsere Anleitung iPhone und iPad: E-Mail-Konto einrichten.

Für Windows steht außerdem die Anleitung E-Mail-Konto unter Windows einrichten zur Verfügung.

Empfang funktioniert, aber E-Mails können nicht gesendet werden?

Funktioniert der Empfang problemlos und ausschließlich der Versand ist betroffen, sollten Sie insbesondere die Einstellungen des SMTP-Servers überprüfen.

Eine ausführliche Fehleranalyse finden Sie unter E-Mails können nicht gesendet werden: Ursachen und Lösungen.

Die Grundlagen zum Postausgangsserver erklären wir außerdem unter SMTP-Server: Was ist das und wofür wird er benötigt?.

Keine E-Mails empfangen: Die wichtigsten Ursachen

Wenn keine neuen Nachrichten mehr ankommen, sollten Sie insbesondere folgende Punkte überprüfen:

• Internetverbindung,
• verfügbarer Speicherplatz des Postfachs,
• Spam-Ordner und Filterregeln,
• Benutzername und Passwort,
• IMAP- beziehungsweise POP3-Server,
• Port und Verschlüsselungsmethode sowie
• Empfang und vorhandene Nachrichten über Webmail.

E-Mail-Empfang funktioniert weiterhin nicht?

Lässt sich die Ursache nicht eindeutig feststellen, sollten Postfach, Mailserver und die Konfiguration des betroffenen Geräts systematisch überprüft werden.

OS Media unterstützt Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine bei der Einrichtung und Fehleranalyse von E-Mail-Konten sowie bei weiteren IT-Problemen.

Sie können keine E-Mails mehr empfangen? Über Projekt anfragen können Sie uns Ihr Problem und vorhandene Fehlermeldungen direkt mitteilen.