Sie haben das Passwort Ihres E-Mail-Postfachs geändert? Dann müssen die neuen Zugangsdaten in der Regel auch auf allen Geräten und in allen Programmen aktualisiert werden, die dieses E-Mail-Konto verwenden.

Wird auf einem Computer, Smartphone oder Tablet weiterhin das alte Passwort verwendet, kann der Abruf oder Versand von E-Mails fehlschlagen. Häufig erscheinen dann wiederholt Passwortabfragen oder Fehlermeldungen zur Anmeldung am Mailserver.

Wo muss das neue E-Mail-Passwort eingetragen werden?

Überlegen Sie zunächst, auf welchen Geräten und in welchen Anwendungen das betreffende E-Mail-Konto eingerichtet ist. Das können beispielsweise sein:

• Computer und Notebooks,
• iPhone und iPad,
• Android-Smartphones und Tablets,
• Outlook oder andere E-Mail-Programme,
• Apple Mail,
• weitere mobile Mail-Apps oder
• Programme und Geräte, die automatisch E-Mails versenden.

Auf jedem verwendeten Gerät sollte geprüft werden, ob das neue Passwort hinterlegt werden muss.

1. Passwort für den Posteingangsserver ändern

Für den Empfang von E-Mails verwendet das E-Mail-Programm je nach Konfiguration beispielsweise IMAP oder POP3.

Ist dort noch das alte Passwort gespeichert, kann sich das Programm nicht mehr korrekt am Posteingangsserver anmelden. Neue Nachrichten werden dann möglicherweise nicht mehr abgerufen oder synchronisiert.

2. Passwort für den SMTP-Server überprüfen

Für den Versand von E-Mails wird normalerweise ein SMTP-Server verwendet. Auch für diesen kann das Passwort separat in den Kontoeinstellungen gespeichert sein.

Deshalb ist ein typischer Fehler nach einem Passwortwechsel: Der Empfang funktioniert wieder, E-Mails lassen sich aber weiterhin nicht versenden.

Was ein SMTP-Server ist und welche Einstellungen für den Versand relevant sind, erklären wir unter SMTP-Server: Was ist das und wofür wird er benötigt?.

3. Passwort auf Smartphone und Tablet aktualisieren

Ist das E-Mail-Konto auf einem Smartphone oder Tablet eingerichtet, muss auch dort das neue Passwort verwendet werden.

Je nach Betriebssystem und Art des E-Mail-Kontos kann das Gerät nach einer fehlgeschlagenen Anmeldung automatisch nach dem neuen Passwort fragen. In anderen Fällen müssen die Kontoeinstellungen manuell geöffnet werden.

Für Apple-Geräte finden Sie in unserem Wissensbereich außerdem die Anleitung iPhone und iPad: E-Mail-Konto einrichten.

4. Passwort unter Windows aktualisieren

Auch auf Windows-Computern muss das gespeicherte Kennwort des E-Mail-Kontos aktualisiert werden. Wo sich diese Einstellung befindet, hängt vom verwendeten E-Mail-Programm und dessen Version ab.

Unsere grundlegende Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter E-Mail-Konto unter Windows einrichten.

5. SMTP-Authentifizierung auf iPhone und iPad kontrollieren

Bei iPhone und iPad sollten Sie insbesondere prüfen, ob die korrekten Zugangsdaten auch beim Server für ausgehende E-Mails hinterlegt sind.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter iPhone und iPad: SMTP-Authentifizierung aktivieren.

6. Webmail zum Testen verwenden

Wenn Sie nicht sicher sind, ob das neue Passwort funktioniert, können Sie dies häufig über den Webmail-Zugang Ihres E-Mail-Anbieters testen.

Ist die Anmeldung im Webmail mit dem neuen Passwort erfolgreich, sind die Zugangsdaten grundsätzlich gültig. Funktioniert das E-Mail-Konto auf einem bestimmten Gerät trotzdem nicht, sollte dessen Konfiguration überprüft werden.

7. Altes Passwort auf weiteren Geräten nicht vergessen

Ein häufig übersehener Punkt sind Geräte, die nur gelegentlich verwendet werden. Ein altes Notebook, Tablet oder Smartphone kann weiterhin versuchen, sich mit dem bisherigen Passwort am Mailserver anzumelden.

Prüfen Sie deshalb möglichst alle Geräte und Anwendungen, auf denen das betreffende Postfach eingerichtet wurde.

8. Warum werde ich ständig nach meinem E-Mail-Passwort gefragt?

Wiederholte Passwortabfragen können darauf hinweisen, dass die Anmeldung am Mailserver nicht erfolgreich ist.

Mögliche Ursachen sind unter anderem:

• das alte Passwort ist noch gespeichert,
• das neue Passwort wurde falsch eingegeben,
• der Benutzername ist nicht korrekt,
• die Einstellungen des Mailservers stimmen nicht oder
• das E-Mail-Programm kann die Zugangsdaten nicht korrekt speichern.

9. Empfang funktioniert, Versand aber nicht

Funktioniert nach dem Passwortwechsel der Empfang, aber nicht der Versand, sollten Sie die Zugangsdaten des SMTP-Servers kontrollieren.

In manchen E-Mail-Programmen werden die Zugangsdaten für Posteingang und Postausgang an unterschiedlichen Stellen gespeichert.

Eine ausführliche Checkliste finden Sie unter E-Mails können nicht gesendet werden: Ursachen und Lösungen.

10. Versand funktioniert, Empfang aber nicht

Ist es genau umgekehrt und nur der Empfang funktioniert nicht, sollte insbesondere das Passwort für den IMAP- beziehungsweise POP3-Server überprüft werden.

Weitere mögliche Ursachen erklären wir unter E-Mails können nicht empfangen werden: Ursachen und Lösungen.

11. E-Mail-Konto nicht vorschnell löschen

Wenn das Konto nach einem Passwortwechsel nicht mehr funktioniert, sollten Sie es nicht sofort vom Gerät löschen und neu anlegen.

Insbesondere bei POP3-Konten oder lokal angelegten Ordnern können E-Mails ausschließlich auf dem betreffenden Gerät gespeichert sein. Vor dem Entfernen eines Kontos sollte deshalb geprüft werden, ob lokale Nachrichten oder andere Daten gesichert werden müssen.

12. Passwort in Programmen und Geräten hinterlegen

E-Mail-Zugangsdaten werden nicht ausschließlich von klassischen E-Mail-Programmen verwendet. Je nach IT-Umgebung können auch andere Systeme ein Postfach oder einen SMTP-Zugang nutzen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Scanner und Multifunktionsgeräte,
• Websites und Kontaktformulare,
• CRM- oder Warenwirtschaftssysteme,
• Netzwerkgeräte,
• Backup-Systeme oder
• andere Anwendungen mit automatischem E-Mail-Versand.

Wird ein E-Mail-Konto für solche Systeme verwendet, muss gegebenenfalls auch dort das neue Passwort eingetragen werden.

13. WordPress versendet nach Passwortwechsel keine E-Mails mehr

Verwendet eine WordPress-Website einen authentifizierten SMTP-Zugang und wurde dessen Passwort geändert, muss die hinterlegte Konfiguration ebenfalls aktualisiert werden.

Andernfalls können beispielsweise Kontaktformular-Nachrichten oder automatische Benachrichtigungen nicht mehr versendet werden.

Weitere Hinweise zur Fehlersuche finden Sie unter WordPress Kontaktformular sendet keine E-Mails: Ursachen und Lösungen.

14. Passwortmanager verwenden

Ein Passwortmanager kann dabei helfen, komplexe und unterschiedliche Zugangsdaten sicher zu verwalten. Dadurch müssen Passwörter nicht in ungeschützten Notizen, Dokumenten oder Tabellen gespeichert werden.

Für unterschiedliche Konten sollten grundsätzlich unterschiedliche Passwörter verwendet werden. Wird ein Passwort eines anderen Dienstes kompromittiert, sind dadurch nicht automatisch weitere Konten mit denselben Zugangsdaten betroffen.

E-Mail-Passwort geändert: Checkliste

Nach einem Passwortwechsel sollten Sie insbesondere folgende Punkte kontrollieren:

• Webmail-Anmeldung testen,
• Passwort für IMAP beziehungsweise POP3 aktualisieren,
• Passwort des SMTP-Servers aktualisieren,
• Computer und Notebooks prüfen,
• Smartphones und Tablets prüfen,
• weitere E-Mail-Programme kontrollieren und
• automatisch versendende Geräte und Anwendungen berücksichtigen.

Funktionieren anschließend sowohl Empfang als auch Versand, ist die Umstellung in der Regel abgeschlossen.

E-Mail funktioniert nach Passwortwechsel weiterhin nicht?

Wenn sich das Postfach trotz korrektem neuen Passwort nicht mehr verwenden lässt, sollten Servereinstellungen, Benutzername, Ports und Verschlüsselung überprüft werden.

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