Sie möchten eine E-Mail mit einem größeren Anhang versenden und erhalten eine Fehlermeldung? E-Mail-Anbieter begrenzen die maximale Größe einer Nachricht. Wird dieses Limit überschritten, kann die E-Mail nicht versendet oder vom Empfänger abgelehnt werden.

Wie groß ein E-Mail-Anhang maximal sein darf, lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend sind sowohl die Beschränkungen des eigenen Mailservers als auch die des Empfängers. Für größere Dateien sind deshalb häufig andere Übertragungswege besser geeignet.

Wie groß darf ein E-Mail-Anhang sein?

Das maximale Größenlimit wird vom jeweiligen E-Mail-Anbieter beziehungsweise Mailserver festgelegt. Häufig liegen die zulässigen Größen im Bereich von einigen zehn Megabyte pro Nachricht, die konkreten Werte können jedoch deutlich abweichen.

Wichtig ist außerdem: Nicht nur der eigentliche Dateianhang zählt. Das Limit bezieht sich normalerweise auf die gesamte übertragene E-Mail einschließlich technischer Daten und der für den Versand aufbereiteten Anhänge.

Warum ist eine 20-MB-Datei als E-Mail größer als 20 MB?

Dateianhänge werden für den Versand per E-Mail technisch kodiert. Dabei werden binäre Dateien üblicherweise in ein für E-Mail geeignetes Textformat umgewandelt.

Durch diese Kodierung steigt die zu übertragende Datenmenge. Eine Datei mit beispielsweise 20 MB benötigt innerhalb einer E-Mail deshalb mehr als 20 MB.

Das sollte berücksichtigt werden, wenn die Datei bereits nahe am maximal zulässigen Nachrichtenlimit liegt.

Warum kann ich einen großen E-Mail-Anhang nicht versenden?

Wenn eine E-Mail mit Anhang nicht versendet werden kann, kommen mehrere Ursachen infrage:

• Die maximale Nachrichtengröße des eigenen Mailservers wurde überschritten.
• Das verwendete E-Mail-Programm oder der Dienst begrenzt die Größe.
• Der Mailserver des Empfängers akzeptiert nur kleinere Nachrichten.
• Der Dateityp des Anhangs wird aus Sicherheitsgründen blockiert.
• Das Postfach des Empfängers verfügt nicht über ausreichend freien Speicherplatz.

Eigener Mailserver und Empfänger können unterschiedliche Limits haben

Dass der eigene Mailserver eine Nachricht akzeptiert, bedeutet noch nicht automatisch, dass sie auch vom Mailserver des Empfängers angenommen wird.

Beispielsweise kann der eigene Anbieter größere Nachrichten erlauben, während der Empfänger ein niedrigeres Limit verwendet. Die Nachricht kann dann zunächst erfolgreich versendet erscheinen und später mit einer Unzustellbarkeitsmeldung zurückkommen.

Fehlermeldung bei zu großem E-Mail-Anhang

Wird eine Nachricht wegen ihrer Größe abgelehnt, enthält die Fehlermeldung häufig Hinweise wie „message size exceeds limit“, „message too large“ oder vergleichbare Formulierungen.

Lesen Sie eine erhaltene Fehlermeldung deshalb vollständig. Sie kann Hinweise darauf geben, ob bereits der eigene Mailserver oder erst der Server des Empfängers die Nachricht abgelehnt hat.

Große Dateien vor dem Versand komprimieren

Liegt die Datei nur knapp über dem zulässigen Limit, kann eine Verkleinerung sinnvoll sein. Welche Methode geeignet ist, hängt vom Dateityp ab.

• Bilder können in geringerer Auflösung gespeichert werden.
• PDF-Dateien lassen sich gegebenenfalls optimieren oder komprimieren.
• Mehrere Dateien können in einem ZIP-Archiv zusammengefasst werden.
• Nicht benötigte Inhalte können vor dem Versand entfernt werden.

Eine ZIP-Datei reduziert die Größe allerdings nicht bei jedem Dateityp deutlich. Bereits komprimierte Bilder, Videos oder andere Medien lassen sich häufig nur geringfügig weiter verkleinern.

Große Dateien besser per Download-Link versenden

Für größere Dateien ist es häufig sinnvoller, diese nicht direkt an die E-Mail anzuhängen. Stattdessen kann die Datei in einer geeigneten Cloud- oder Dateiablage gespeichert und dem Empfänger über einen Freigabelink zur Verfügung gestellt werden.

Die eigentliche E-Mail bleibt dadurch klein und der Empfänger lädt die Datei bei Bedarf separat herunter.

Welche Möglichkeiten gibt es für große Dateien?

Je nach Unternehmensumgebung und Anforderungen kommen unterschiedliche Lösungen infrage:

• Cloud-Speicher mit Freigabelink,
• Unternehmens-Dateiserver mit externer Freigabe,
• geeignete Dateiübertragungsdienste,
• Kunden- oder Projektportale oder
• andere kontrollierte Datenaustauschlösungen.

Welche Lösung geeignet ist, hängt unter anderem von Dateigröße, Vertraulichkeit, Empfängerkreis und den betrieblichen Anforderungen ab.

Vertrauliche Dateien nicht ungeschützt versenden

Bei sensiblen oder vertraulichen Dokumenten sollte nicht ausschließlich die Dateigröße betrachtet werden. Auch die Sicherheit des Übertragungswegs und die Zugriffsberechtigungen sind wichtig.

Bei einem Freigabelink sollte beispielsweise geprüft werden, wer auf die Datei zugreifen kann, wie lange die Freigabe gültig bleibt und ob eine zusätzliche Authentifizierung erforderlich ist.

ZIP-Datei per E-Mail versenden

Mehrere Dateien lassen sich für den Versand bequem in einem ZIP-Archiv zusammenfassen. Das vereinfacht die Übertragung und kann abhängig von den enthaltenen Dateien auch Speicherplatz reduzieren.

Allerdings blockieren manche Sicherheitssysteme bestimmte Archive oder darin enthaltene Dateitypen. Eine ZIP-Datei ist deshalb keine Garantie dafür, dass ein zuvor blockierter Anhang anschließend zugestellt wird.

Warum werden bestimmte Dateianhänge blockiert?

Mailserver und Sicherheitslösungen können bestimmte Dateitypen blockieren, weil diese ein erhöhtes Sicherheitsrisiko darstellen können. Das betrifft insbesondere Dateien, die ausführbaren Programmcode oder andere potenziell gefährliche Inhalte enthalten.

Das Umbenennen einer Dateiendung ist keine sinnvolle Methode, um solche Sicherheitsmechanismen zu umgehen. Verwenden Sie stattdessen einen für den jeweiligen Zweck vorgesehenen und sicheren Übertragungsweg.

Große Anhänge und der Speicherplatz des Postfachs

Große Dateianhänge beanspruchen nicht nur während der Übertragung Datenvolumen. Bei IMAP-Konten können sowohl empfangene als auch gesendete Nachrichten dauerhaft Speicherplatz auf dem Mailserver belegen.

Wer regelmäßig große Dateien per E-Mail verschickt, sollte deshalb auch die Speicherbelegung des Ordners „Gesendet“ im Blick behalten.

Weitere Hinweise dazu finden Sie unter E-Mail-Postfach voll: Speicherplatz freigeben und Probleme beheben.

E-Mail wird trotz kleinerem Anhang nicht versendet

Ist die Nachricht eindeutig kleiner als das zulässige Limit und kann trotzdem nicht versendet werden, sollte die allgemeine E-Mail-Konfiguration überprüft werden.

Mögliche Ursachen sind beispielsweise fehlerhafte SMTP-Einstellungen, falsche Zugangsdaten oder Probleme mit der Verbindung zum Mailserver.

Eine ausführliche Checkliste finden Sie unter E-Mails können nicht gesendet werden: Ursachen und Lösungen.

Anhang wurde versendet, kommt aber nicht an

Wurde die Nachricht vom eigenen Mailserver angenommen, bedeutet dies nicht zwingend, dass der Empfänger sie erfolgreich erhalten hat. Der empfangende Mailserver kann die Nachricht beispielsweise wegen ihrer Größe oder aufgrund von Sicherheitsrichtlinien ablehnen.

Prüfen Sie in diesem Fall, ob Sie eine automatische Unzustellbarkeitsmeldung erhalten haben. Diese enthält häufig wichtige Informationen über den Grund der Ablehnung.

E-Mail-Anhang zu groß: Checkliste

Wenn sich eine E-Mail mit Anhang nicht versenden lässt, prüfen Sie folgende Punkte:

• Wie groß ist die Datei?
• Wie groß darf die gesamte E-Mail beim eigenen Anbieter sein?
• Gibt es ein niedrigeres Limit beim Empfänger?
• Kann die Datei sinnvoll verkleinert werden?
• Ist der Dateityp möglicherweise blockiert?
• Kann stattdessen ein sicherer Freigabelink verwendet werden?
• Gibt es eine Unzustellbarkeitsmeldung mit weiteren Informationen?

Große Dateien sicher übertragen

E-Mail ist für den Austausch normaler Dokumente sehr praktisch, für große Datenmengen jedoch nicht immer die beste Lösung. Gerade im geschäftlichen Umfeld kann eine zentrale Dateiablage mit kontrollierten Freigaben übersichtlicher und sicherer sein.

OS Media unterstützt Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine bei E-Mail-, Cloud- und IT-Lösungen sowie bei der Analyse von Problemen beim E-Mail-Versand.

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