Ihre E-Mails landen beim Empfänger regelmäßig im Spam-Ordner oder werden sogar vollständig abgewiesen? Dafür kann es unterschiedliche Ursachen geben. Neben dem Inhalt einer Nachricht spielen vor allem die technische Konfiguration der Domain, die Reputation des versendenden Mailservers und die Authentifizierung der E-Mails eine wichtige Rolle.

Wir zeigen Ihnen die häufigsten Ursachen und erklären, welche Einstellungen Sie überprüfen sollten.

1. SPF-Eintrag der Domain überprüfen

SPF (Sender Policy Framework) legt über einen DNS-Eintrag fest, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails im Namen einer Domain zu versenden.

Fehlt der SPF-Eintrag oder ist er falsch konfiguriert, kann der empfangende Mailserver die Nachricht schlechter als legitim einordnen. Das kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass eine E-Mail als Spam behandelt oder abgewiesen wird.

2. DKIM für ausgehende E-Mails verwenden

DKIM (DomainKeys Identified Mail) versieht ausgehende Nachrichten mit einer digitalen Signatur. Der empfangende Mailserver kann über einen im DNS hinterlegten öffentlichen Schlüssel überprüfen, ob die Signatur gültig ist.

DKIM ist deshalb ein wichtiger Bestandteil einer modernen E-Mail-Konfiguration und hilft Empfängern dabei, legitime Nachrichten besser zu erkennen.

3. DMARC konfigurieren

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) baut auf SPF und DKIM auf. Über einen DMARC-Eintrag kann der Domaininhaber festlegen, wie empfangende Mailserver mit Nachrichten umgehen sollen, die die vorgesehenen Authentifizierungsprüfungen nicht bestehen.

DMARC kann außerdem Berichte über die Verwendung der eigenen Domain ermöglichen. Dadurch lassen sich Fehlkonfigurationen und der Missbrauch einer Domain für gefälschte Absender besser erkennen.

4. Absenderadresse und Versandserver müssen zusammenpassen

Probleme entstehen häufig, wenn eine E-Mail-Adresse einer eigenen Domain verwendet wird, die Nachricht aber über einen nicht dafür vorgesehenen Mailserver versendet wird.

Verwenden Sie deshalb den SMTP-Server, der für das betreffende E-Mail-Konto beziehungsweise den eingesetzten E-Mail-Dienst vorgesehen ist. Grundlagen zu SMTP und den verwendeten Ports finden Sie in unserem Beitrag IMAP, SMTP und E-Mail-Ports einfach erklärt.

5. Reputation des Mailservers beachten

Spamfilter bewerten nicht nur die einzelne Nachricht. Auch die Reputation der versendenden Infrastruktur kann eine Rolle spielen.

Wurde eine IP-Adresse in der Vergangenheit für unerwünschte Nachrichten verwendet oder zeigt ein Versandsystem auffälliges Verhalten, kann dies die Zustellung beeinflussen. Bei gemeinsam genutzten Mailservern hängt die Reputation teilweise auch von der Qualität des jeweiligen Hosting- beziehungsweise E-Mail-Anbieters ab.

6. Inhalt der E-Mail überprüfen

Auch der Inhalt einer Nachricht fließt in die Spam-Bewertung ein. Es gibt allerdings nicht das eine Wort oder die eine Formulierung, die automatisch dazu führt, dass eine Nachricht im Spam landet.

Problematisch kann vielmehr eine Kombination verschiedener Merkmale sein, beispielsweise:

• auffällige oder irreführende Betreffzeilen,
• sehr viele Links innerhalb einer Nachricht,
• Links zu problematischen oder nicht vertrauenswürdigen Domains,
• ungewöhnliche oder riskante Dateianhänge,
• stark werbliche Inhalte,
• auffälliges Versandverhalten.

7. Keine großen Mengen über ein normales Postfach versenden

Ein normales geschäftliches E-Mail-Postfach ist nicht automatisch für den Versand großer Mengen an Newslettern oder Werbe-E-Mails ausgelegt.

Für Newsletter und größere Verteiler sollte ein dafür vorgesehener Versanddienst verwendet werden. Solche Systeme bieten unter anderem Funktionen für Abmeldungen, Bounce-Verarbeitung und die technische Verwaltung größerer Versandmengen.

8. Empfängerlisten sauber halten

Werden regelmäßig Nachrichten an nicht mehr existierende oder ungültige E-Mail-Adressen verschickt, entstehen viele unzustellbare Nachrichten. Eine dauerhaft schlechte Qualität der Empfängerliste kann sich negativ auf den E-Mail-Versand auswirken.

Entfernen Sie deshalb dauerhaft unzustellbare Adressen aus Ihren Verteilern und verwenden Sie keine ungeprüften oder gekauften Empfängerlisten.

9. Unterschied zwischen Spam-Ordner und abgewiesener E-Mail

Es ist wichtig zu unterscheiden, ob eine Nachricht erfolgreich zugestellt und anschließend in den Spam-Ordner verschoben wurde oder ob der empfangende Mailserver die Nachricht bereits während der Zustellung abgewiesen hat.

Bei einer Abweisung erhält der Absender häufig eine Fehlermeldung beziehungsweise einen Unzustellbarkeitsbericht. Der darin enthaltene SMTP-Fehlercode kann wichtige Hinweise auf die Ursache liefern.

Allgemeine Probleme beim E-Mail-Versand behandeln wir zusätzlich in unserem Beitrag E-Mails können nicht gesendet werden: Ursachen und Lösungen.

10. Test mit verschiedenen Empfängern durchführen

Senden Sie Testnachrichten an Postfächer bei unterschiedlichen E-Mail-Anbietern. Landet eine Nachricht nur bei einem bestimmten Anbieter im Spam, kann die Ursache anders gelagert sein als bei einer generellen Zustellungsstörung.

Prüfen Sie bei Tests nicht nur den Spam-Ordner, sondern auch mögliche Fehlermeldungen und die technischen Kopfzeilen der zugestellten Nachricht.

Wie kann ich prüfen, warum meine E-Mail im Spam landet?

Für eine technische Analyse sollten insbesondere die DNS-Konfiguration der Absenderdomain, SPF, DKIM und DMARC sowie der verwendete Versandserver überprüft werden. Zusätzlich können die Kopfzeilen einer zugestellten Nachricht Hinweise darauf geben, wie die verschiedenen Authentifizierungsprüfungen bewertet wurden.

Wenn Sie generell Probleme mit Ihrem Postfach haben, finden Sie weitere Prüfschritte unter E-Mail funktioniert nicht: Ursachen und Lösungen.

Professionelle Prüfung der E-Mail-Konfiguration

Wenn geschäftliche E-Mails regelmäßig im Spam landen oder nicht zuverlässig zugestellt werden, sollte die technische Konfiguration der Domain und des Mailservers geprüft werden.

OS Media unterstützt Sie bei der Analyse Ihrer E-Mail-Konfiguration, DNS-Einstellungen sowie bei der Einrichtung von SPF, DKIM und DMARC.