Wenn E-Mails plötzlich nicht mehr gesendet oder empfangen werden können, muss nicht zwangsläufig das gesamte E-Mail-Konto gestört sein. Häufig sind falsche Zugangsdaten, geänderte Passwörter, fehlerhafte Servereinstellungen oder ein volles Postfach die Ursache.

Mit den folgenden Schritten können Sie die häufigsten Ursachen systematisch überprüfen.

1. Internetverbindung überprüfen

Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Gerät mit dem Internet verbunden ist. Öffnen Sie dazu beispielsweise eine beliebige Webseite im Browser.

Funktioniert auch der Webseitenaufruf nicht, liegt das Problem wahrscheinlich an der Internet- oder Netzwerkverbindung und nicht am E-Mail-Konto.

2. E-Mail-Adresse und Passwort überprüfen

Eine häufige Ursache für E-Mail-Probleme sind falsche Zugangsdaten. Besonders nach einer Passwortänderung muss das neue Kennwort auch auf allen Geräten und in allen verwendeten E-Mail-Programmen hinterlegt werden.

Achten Sie bei der Eingabe insbesondere auf Groß- und Kleinschreibung sowie versehentlich eingefügte Leerzeichen.

3. Funktioniert der Webmailer?

Falls für Ihr Postfach ein Webmailer zur Verfügung steht, melden Sie sich dort mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kennwort an.

Können Sie im Webmailer E-Mails senden und empfangen, funktioniert das Postfach grundsätzlich. In diesem Fall liegt die Ursache wahrscheinlich bei der Konfiguration des verwendeten E-Mail-Programms oder Geräts.

4. Postfach auf freien Speicherplatz prüfen

Ist der verfügbare Speicherplatz eines E-Mail-Postfachs vollständig belegt, können unter Umständen keine weiteren Nachrichten mehr angenommen werden.

Löschen Sie nicht mehr benötigte E-Mails und prüfen Sie dabei auch die Ordner für gesendete und gelöschte Nachrichten sowie den Spam-Ordner.

5. IMAP- und SMTP-Einstellungen überprüfen

Für den Empfang und Versand von E-Mails verwendet das E-Mail-Programm unterschiedliche Server. IMAP wird üblicherweise für den Empfang beziehungsweise die Synchronisation des Postfachs verwendet, SMTP für den Versand.

Überprüfen Sie insbesondere folgende Angaben:

• Servername für eingehende E-Mails
• Servername für ausgehende E-Mails (SMTP)
• Benutzername
• Passwort
• Port
• SSL/TLS-Verschlüsselung
• SMTP-Authentifizierung

6. E-Mails können empfangen, aber nicht gesendet werden

Funktioniert der Empfang, aber der Versand nicht, sollten Sie besonders die Einstellungen des SMTP-Servers überprüfen.

Kontrollieren Sie den SMTP-Server, den verwendeten Port, die Verschlüsselung sowie Benutzername und Passwort. Bei vielen Mailservern muss außerdem die SMTP-Authentifizierung aktiviert sein.

7. E-Mails können gesendet, aber nicht empfangen werden

Funktioniert der Versand, aber es kommen keine neuen Nachrichten an, sollten Sie die Einstellungen des Posteingangsservers sowie den verfügbaren Speicherplatz des Postfachs kontrollieren.

Prüfen Sie außerdem den Spam-Ordner und eventuell eingerichtete Filter oder Weiterleitungen.

8. E-Mail-Programm oder Gerät neu starten

Manchmal hilft bereits ein vollständiger Neustart des E-Mail-Programms oder des verwendeten Geräts. Dadurch werden bestehende Verbindungen zum Mailserver neu aufgebaut.

9. E-Mail-Konto nicht vorschnell löschen

Löschen Sie ein eingerichtetes E-Mail-Konto nicht sofort vom Gerät. Insbesondere bei älteren POP3-Konfigurationen können Nachrichten ausschließlich lokal gespeichert sein. Eine unüberlegte Entfernung des Kontos kann deshalb zu Datenverlust führen.

Wann ist professionelle Hilfe sinnvoll?

Wenn die Zugangsdaten korrekt sind und das Problem trotz Überprüfung der Einstellungen bestehen bleibt, sollte die Konfiguration genauer geprüft werden. Ursachen können beispielsweise fehlerhafte Servereinstellungen, Zertifikatsprobleme, DNS-Einstellungen oder eine Störung des Mailservers sein.

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