Neue Mitarbeiter benötigen in Microsoft 365 in der Regel ein eigenes Benutzerkonto. Über dieses Konto werden Anmeldung, E-Mail-Adresse, Microsoft-365-Dienste, Berechtigungen und die benötigten Lizenzen verwaltet.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie im Microsoft 365 Admin Center einen neuen Benutzer anlegen und anschließend die passende Lizenz zuweisen.

Was benötigen Sie zum Anlegen eines Benutzers?

Bevor Sie beginnen, sollten folgende Informationen feststehen:

• Vor- und Nachname des Benutzers,
• gewünschter Benutzername beziehungsweise E-Mail-Adresse,
• zu verwendende Unternehmensdomain,
• benötigte Microsoft-365-Lizenz und
• gegebenenfalls zusätzliche Rollen oder Berechtigungen.

Außerdem benötigen Sie ein Konto mit den erforderlichen administrativen Berechtigungen für Ihre Microsoft-365-Umgebung.

1. Microsoft 365 Admin Center öffnen

Melden Sie sich mit einem entsprechend berechtigten Administratorkonto am Microsoft 365 Admin Center an.

Die Benutzerverwaltung finden Sie dort im Bereich für aktive Benutzer.

2. Neuen Benutzer hinzufügen

Wählen Sie die Funktion zum Hinzufügen eines neuen Benutzers. Anschließend können die grundlegenden Benutzerdaten eingetragen werden.

Dazu gehören insbesondere Vorname, Nachname, Anzeigename und Benutzername.

3. Benutzername und E-Mail-Adresse festlegen

Der Benutzername wird für die Anmeldung bei Microsoft 365 verwendet. Wird für das Konto Exchange Online genutzt, entspricht er in vielen Umgebungen gleichzeitig der primären geschäftlichen E-Mail-Adresse.

Ein typischer Benutzername könnte beispielsweise so aussehen:

max.mustermann@ihre-firma.de

Achten Sie darauf, die richtige Domain auszuwählen, wenn in Ihrem Microsoft-365-Mandanten mehrere Domains eingerichtet sind.

4. Passwort für den neuen Benutzer festlegen

Für das neue Konto wird ein initiales Kennwort benötigt. Abhängig von der gewählten Vorgehensweise kann Microsoft automatisch ein Passwort erzeugen oder es wird entsprechend der verfügbaren Optionen festgelegt.

Der neue Benutzer sollte sein Passwort sicher erhalten. Zugangsdaten sollten nicht ungeschützt per E-Mail oder in frei zugänglichen Dokumenten weitergegeben werden.

5. Standort beziehungsweise Nutzungsstandort auswählen

Für den Benutzer muss der entsprechende Nutzungsstandort hinterlegt werden. Diese Einstellung ist unter anderem für die Lizenzierung relevant.

Wählen Sie den tatsächlich passenden Standort des Benutzers und übernehmen Sie nicht ungeprüft die Einstellung eines anderen Kontos.

6. Microsoft-365-Lizenz zuweisen

Im nächsten Schritt wird dem Benutzer die benötigte Microsoft-365-Lizenz zugeordnet.

Welche Lizenz gewählt werden sollte, hängt von den benötigten Diensten ab. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt zwangsläufig denselben Lizenzumfang.

Je nach eingesetztem Tarif können beispielsweise folgende Funktionen Bestandteil einer Lizenz sein:

• Exchange Online für E-Mail und Kalender,
• OneDrive,
• SharePoint,
• Microsoft Teams,
• Webversionen der Office-Anwendungen oder
• installierbare Desktop-Anwendungen.

Einen Überblick über Microsoft 365 und die verschiedenen Bestandteile finden Sie unter Microsoft 365: Was ist das und was ist enthalten?.

7. Was passiert ohne Microsoft-365-Lizenz?

Ein Benutzerkonto kann grundsätzlich auch ohne zugewiesene Produktlizenz im Microsoft-365-Mandanten vorhanden sein. Lizenzpflichtige Dienste stehen dem Benutzer dann jedoch nicht zur Verfügung.

Soll der Benutzer beispielsweise ein Exchange-Online-Postfach erhalten, muss eine dafür geeignete Lizenz beziehungsweise Berechtigung vorhanden sein.

8. Optionale Administratorrollen

Ein normaler Mitarbeiter benötigt keine Administratorrolle. Administrative Berechtigungen sollten nur vergeben werden, wenn sie für die jeweilige Aufgabe tatsächlich erforderlich sind.

Microsoft 365 stellt unterschiedliche Rollen für verschiedene Verwaltungsaufgaben zur Verfügung. Dadurch muss einem Benutzer nicht automatisch die umfassendste Administratorrolle gegeben werden.

Für den normalen Arbeitsalltag sollte das Benutzerkonto möglichst ohne unnötige administrative Rechte verwendet werden.

9. Benutzerkonto erstellen

Kontrollieren Sie die eingegebenen Daten und schließen Sie die Erstellung des Benutzers ab.

Anschließend sollten Sie insbesondere prüfen, ob Benutzername, Domain und Lizenz korrekt zugeordnet wurden.

10. Erste Anmeldung des neuen Benutzers

Nach der Einrichtung kann sich der Benutzer mit seinem Microsoft-365-Konto anmelden. Je nach Konfiguration können bei der ersten Anmeldung weitere Schritte erforderlich sein.

Dazu können beispielsweise die Änderung eines initialen Passworts oder die Einrichtung zusätzlicher Sicherheitsinformationen gehören.

11. Mehrstufige Authentifizierung berücksichtigen

Der Schutz des Benutzerkontos sollte nicht bei einem sicheren Passwort enden. Für geschäftlich genutzte Microsoft-365-Konten sollten die vorgesehenen zusätzlichen Sicherheitsmechanismen der jeweiligen Umgebung berücksichtigt werden.

Besonders wichtig ist dies für Konten mit administrativen Berechtigungen, da ein kompromittiertes Administratorkonto erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Microsoft-365-Umgebung haben kann.

12. E-Mail-Adresse und Postfach prüfen

Wenn der Benutzer eine entsprechende Exchange-Online-Lizenz erhalten hat, sollte anschließend geprüft werden, ob das Postfach korrekt bereitgestellt wurde und die gewünschte primäre E-Mail-Adresse verwendet wird.

Benötigt der Benutzer zusätzliche E-Mail-Adressen, können je nach Anforderung weitere Aliase eingerichtet werden.

13. Benötigt jede E-Mail-Adresse einen eigenen Benutzer?

Nein. Nicht jede geschäftliche E-Mail-Adresse muss zwangsläufig einem separaten Benutzerkonto entsprechen.

Adressen wie info@ihre-firma.de, service@ihre-firma.de oder buchhaltung@ihre-firma.de können je nach Einsatzzweck beispielsweise als freigegebenes Postfach eingerichtet werden.

Mehrere berechtigte Mitarbeiter können dann auf dasselbe Postfach zugreifen, ohne gemeinsam ein Benutzerpasswort verwenden zu müssen.

Zu einem speziellen Anwendungsfall haben wir außerdem den Beitrag IMAP-Anbindung von freigegebenen Postfächern erstellt.

14. Gemeinsame Benutzerkonten vermeiden

Mehrere Mitarbeiter sollten nicht einfach mit demselben persönlichen Microsoft-365-Benutzerkonto arbeiten.

Eigene Benutzerkonten ermöglichen eine saubere Zuordnung von Berechtigungen, Lizenzen und Sicherheitsfunktionen. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters kann dessen Zugang außerdem gezielt gesperrt werden, ohne die Konten anderer Mitarbeiter zu beeinflussen.

15. Was tun, wenn keine freie Lizenz verfügbar ist?

Ist die benötigte Lizenz bereits allen verfügbaren Benutzern zugewiesen, kann sie dem neuen Benutzer nicht zusätzlich zugeordnet werden.

Prüfen Sie in diesem Fall zunächst, ob vorhandene Lizenzen noch benötigt werden. Andernfalls muss eine zusätzliche geeignete Lizenz beschafft werden.

16. Mitarbeiter verlässt das Unternehmen

Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters sollte dessen Benutzerkonto nicht unüberlegt gelöscht werden. Zunächst muss geklärt werden, welche geschäftlichen E-Mails, Dateien und weiteren Daten noch benötigt werden.

Außerdem sollten Zugänge gesperrt, Berechtigungen überprüft und benötigte Unternehmensdaten kontrolliert übergeben beziehungsweise gesichert werden.

Erst danach sollte entschieden werden, wie mit dem Benutzerkonto und der zugewiesenen Lizenz weiter verfahren wird.

Microsoft-365-Benutzer anlegen: Checkliste

• Vor- und Nachname festlegen,
• Benutzername und E-Mail-Adresse bestimmen,
• richtige Domain auswählen,
• Nutzungsstandort festlegen,
• passende Lizenz zuweisen,
• unnötige Administratorrechte vermeiden,
• sichere Erstanmeldung ermöglichen,
• zusätzliche Sicherheitsfunktionen berücksichtigen und
• Postfach und benötigte Dienste testen.

Microsoft 365 professionell verwalten

Mit zunehmender Anzahl an Mitarbeitern wird eine strukturierte Benutzer- und Lizenzverwaltung immer wichtiger. Benutzerkonten, Gruppen, Postfächer und Berechtigungen sollten nachvollziehbar eingerichtet und regelmäßig überprüft werden.

OS Media unterstützt Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine bei Einrichtung, Administration und Optimierung von Microsoft 365.

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