Sie können E-Mails empfangen, aber keine Nachrichten mehr versenden? Die Ursache liegt häufig beim Postausgangsserver, den Zugangsdaten oder der Verbindung zum Mailserver.

Bevor Sie das E-Mail-Konto löschen und vollständig neu einrichten, sollten Sie einige typische Fehlerquellen überprüfen. In vielen Fällen lässt sich das Problem bereits durch die Kontrolle der SMTP-Einstellungen beheben.

Schnellcheck: Warum kann ich keine E-Mails senden?

Prüfen Sie zunächst diese Punkte:

• Besteht eine funktionierende Internetverbindung?
• Ist der SMTP-Server korrekt eingetragen?
• Stimmen Benutzername und Passwort?
• Ist die SMTP-Authentifizierung aktiviert?
• Sind Port und Verschlüsselungsmethode korrekt?
• Wurde das Passwort des E-Mail-Kontos kürzlich geändert?
• Ist das Postfach beziehungsweise der Mailserver erreichbar?
• Ist die Nachricht aufgrund eines großen Anhangs möglicherweise zu groß?

Können Sie E-Mails problemlos empfangen, aber nicht versenden, sollte insbesondere die Konfiguration des Postausgangsservers überprüft werden.

1. Internetverbindung überprüfen

Für den Versand muss Ihr E-Mail-Programm eine Verbindung zum Mailserver herstellen können. Prüfen Sie deshalb zunächst, ob die Internetverbindung grundsätzlich funktioniert.

Rufen Sie beispielsweise eine Website im Browser auf. Funktioniert auch dies nicht, liegt das Problem wahrscheinlich nicht unmittelbar am E-Mail-Konto.

2. SMTP-Server überprüfen

Für den Versand von E-Mails wird normalerweise SMTP verwendet. Im E-Mail-Programm muss deshalb der richtige Postausgangsserver hinterlegt sein.

Der benötigte Servername wird vom jeweiligen E-Mail- oder Hosting-Anbieter vorgegeben. Ein falscher SMTP-Server kann dazu führen, dass Nachrichten nicht versendet werden.

Was SMTP genau ist und welche Aufgabe der Postausgangsserver übernimmt, erklären wir unter SMTP-Server: Was ist das und wofür wird er benötigt?.

3. Benutzername überprüfen

Der SMTP-Server verlangt in der Regel eine Authentifizierung. Dafür muss der korrekte Benutzername eingetragen sein.

Bei vielen E-Mail-Anbietern entspricht der Benutzername der vollständigen E-Mail-Adresse. Andere Hosting-Systeme verwenden separate Zugangsdaten. Entscheidend sind die Vorgaben des jeweiligen Anbieters.

4. Passwort kontrollieren

Ein falsches Passwort gehört zu den häufigsten Ursachen für Probleme beim E-Mail-Versand.

Wurde das Passwort des Postfachs geändert, muss das neue Passwort auch in den Einstellungen des Postausgangsservers hinterlegt werden. Dies gilt für alle Geräte und E-Mail-Programme, die das Konto verwenden.

5. SMTP-Authentifizierung aktivieren

Mailserver erlauben den Versand normalerweise nicht ohne entsprechende Berechtigung. Das E-Mail-Programm muss sich deshalb beim SMTP-Server authentifizieren.

Je nach E-Mail-Programm finden Sie dafür Einstellungen wie SMTP-Authentifizierung, Authentifizierung erforderlich oder entsprechende Angaben für Benutzername und Passwort.

Für Apple-Geräte finden Sie dazu unsere Anleitung iPhone und iPad: SMTP-Authentifizierung aktivieren.

6. SMTP-Port kontrollieren

Neben dem Servernamen muss auch der richtige Port verwendet werden. Häufig werden für den authentifizierten E-Mail-Versand die Ports 465 oder 587 eingesetzt.

Welcher Port korrekt ist, hängt vom Mailserver und der verwendeten Verschlüsselungsmethode ab. Verwenden Sie deshalb die vom Anbieter vorgegebenen Einstellungen.

7. SSL/TLS beziehungsweise STARTTLS überprüfen

Port und Verschlüsselungsmethode müssen zur Konfiguration des Mailservers passen. Ist beispielsweise eine falsche Verschlüsselungsart ausgewählt, kann die Verbindung zum Postausgangsserver scheitern.

Übernehmen Sie Server, Port und Verschlüsselung deshalb immer gemeinsam aus den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters.

8. Funktioniert der Versand über Webmail?

Falls Ihr E-Mail-Anbieter einen Webmail-Zugang anbietet, kann dieser bei der Fehlersuche hilfreich sein.

Melden Sie sich im Webmail an und versenden Sie dort eine Testnachricht. Funktioniert der Versand im Webmail, liegt das Problem wahrscheinlich eher bei der Konfiguration des verwendeten E-Mail-Programms oder Geräts.

Funktioniert der Versand auch über Webmail nicht, sollte das Postfach beziehungsweise der Mailserver genauer überprüft werden.

9. E-Mail hängt im Postausgang fest

Bleibt eine Nachricht im Postausgang liegen, kann auch die Nachricht selbst die Ursache sein.

Prüfen Sie insbesondere, ob die E-Mail einen sehr großen Anhang enthält. Mailanbieter begrenzen die maximal zulässige Größe einer Nachricht.

Entfernen Sie testweise den Anhang und versuchen Sie, eine einfache Nachricht ohne Datei zu versenden.

10. Nur eine bestimmte E-Mail lässt sich nicht senden

Wenn andere Nachrichten problemlos versendet werden können, liegt wahrscheinlich kein grundsätzliches SMTP-Problem vor.

Prüfen Sie in diesem Fall insbesondere die Empfängeradresse und vorhandene Anhänge. Auch eine ungültige oder falsch geschriebene Empfängeradresse kann zu einer Fehlermeldung führen.

11. Fehlermeldung des Mailservers beachten

Zeigt das E-Mail-Programm beim Versand eine Fehlermeldung an, sollte diese nicht einfach weggeklickt werden. Die Meldung enthält häufig wichtige Hinweise auf die Ursache.

Typische Hinweise betreffen beispielsweise:

• fehlgeschlagene Authentifizierung,
• falsche Zugangsdaten,
• keine Verbindung zum Server,
• abgelehnten Versand,
• zu große Nachrichten oder
• Probleme mit der Empfängeradresse.

Notieren Sie bei einer Supportanfrage möglichst den vollständigen Wortlaut beziehungsweise Fehlercode der Meldung.

12. E-Mail-Konto nicht vorschnell löschen

Ein vorhandenes E-Mail-Konto sollte bei Versandproblemen nicht als erste Maßnahme gelöscht und neu eingerichtet werden.

Besonders bei älteren POP3-Konfigurationen oder lokal gespeicherten Ordnern können sich Nachrichten ausschließlich auf dem betreffenden Gerät befinden. Durch unüberlegte Änderungen besteht dann die Gefahr eines Datenverlusts.

Prüfen Sie deshalb zunächst die vorhandenen Einstellungen und sichern Sie wichtige lokale Daten, bevor ein Konto entfernt wird.

13. E-Mail-Versand funktioniert nur in einem bestimmten WLAN nicht

Funktioniert der Versand beispielsweise über Mobilfunk, aber nicht über ein bestimmtes Netzwerk, kann die Netzwerkverbindung eine Rolle spielen.

In Unternehmensnetzwerken, öffentlichen WLANs oder speziell konfigurierten Firewalls können bestimmte Verbindungen eingeschränkt sein. Auch hier sollte zunächst geprüft werden, ob der konfigurierte SMTP-Port aus dem betreffenden Netzwerk erreichbar ist.

14. E-Mails werden gesendet, kommen aber nicht beim Empfänger an

Wird die Nachricht vom eigenen Mailserver erfolgreich angenommen, kommt beim Empfänger aber nicht an, handelt es sich um ein anderes Problem als einen grundsätzlich nicht funktionierenden SMTP-Versand.

In diesem Fall können beispielsweise Spamfilter, eine Ablehnung durch den empfangenden Mailserver oder die Konfiguration der Absenderdomain eine Rolle spielen.

Für die Zustellbarkeit sind unter anderem Verfahren wie SPF, DKIM und DMARC relevant. Diese behandeln wir separat in unserem Wissensbereich.

15. E-Mail-Konto neu einrichten

Erst wenn die vorhandenen Einstellungen überprüft wurden und keine andere Ursache erkennbar ist, kann eine erneute Einrichtung des Kontos sinnvoll sein.

Für iPhone und iPad finden Sie eine Anleitung unter iPhone und iPad: E-Mail-Konto einrichten.

Für Windows steht Ihnen außerdem die Anleitung E-Mail-Konto unter Windows einrichten zur Verfügung.

Keine E-Mails senden: Die wichtigsten Ursachen zusammengefasst

Wenn der E-Mail-Empfang funktioniert, aber keine Nachrichten versendet werden können, sollten Sie insbesondere folgende Einstellungen kontrollieren:

• SMTP-Server,
• Benutzername und Passwort,
• SMTP-Authentifizierung,
• Port,
• SSL/TLS beziehungsweise STARTTLS und
• Größe der zu versendenden Nachricht.

Ein Test über Webmail hilft zusätzlich dabei, ein Problem des Mailservers von einem Fehler im lokalen E-Mail-Programm zu unterscheiden.

E-Mail-Versand funktioniert weiterhin nicht?

Wenn sich die Ursache nicht eindeutig feststellen lässt, sollten E-Mail-Programm, Zugangsdaten und Mailserver systematisch überprüft werden.

OS Media unterstützt Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine bei der Einrichtung und Fehleranalyse von E-Mail-Konten sowie bei weiteren IT-Problemen.

Sie können keine E-Mails mehr versenden? Über Projekt anfragen können Sie uns Ihr Problem und eine vorhandene Fehlermeldung direkt mitteilen.